Metodos Y procedimientos de cobranza

METODOS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA.
Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza es la maximización del cobro y minimización de las pérdidas de cuentas por cobrar.
Pero a fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos,se recomienda dar los siguientes pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de cobranza:
Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la acción drástica.
El Recordatorio
Este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el deudordebe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos de mora en el pago.
La práctica común, tanto en organizaciones comerciales que venden si el consumidor como a empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general, como los distribuidores y representantes, convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIÓN de la cuenta, en la cual figurandetalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar.
Este aviso debe ser moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación que no ha sido individualizado, sino que está recibiendo idéntico trato como a todos los demásclientes que se encuentran en esa situación.
De igual forma, este aviso debe mandarse aún en el caso de que el cliente estuviese al día en sus pagos, por una razón de precaución o para reforzar el control de la cobranza. Se incluye en esta calificación al TALONARIO DE CUPONES, que también es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener mayor control de sus avisos de vencimiento.Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía más rápida y segura. El uso de “Courier” o contratar empresas de mensajería son las más apropiadas para este servicio.
Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud con que se entrega o remite el primer aviso, así como conseguir su atención al requerimiento de pago, si estasactitudes captan la intención de deudor, entonces obtendremos una respuesta rápida a nuestro requerimiento.
Pero la técnica más recomendable para clientes locales, son las llamadas telefónicas porque demandan atención, hace que la persona requerida suspenda sus actividades y permite conseguir respuestas rápidas, además de concluirse con facilidad, establece una relación personal y privada.

ExigirRespuestas
Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso deberán ser automáticamente objeto del siguiente paso; al cabo de un determinado número de días (de 3 a 5 días después de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas telefónicas más insistentes, no sólo se recordara al deudor que está en mora, sino también se le solicitará una respuesta del porqué de su tardanzaen el pago de su deuda.
El tono seguirá siendo amable y cortés, pero con la salvedad de que ya hubo un primer aviso. De todos modos es lógico suponer que existe algún motivo justificado o injustificado a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde de la mercadería pocas perspectivas de ventas, etc.
El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reaccióndel deudor, con el fin de averiguar la demora en el pago y así tratar de dar alguna solución al problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, después de enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador.
Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su...