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INTRODUCCION
El primer Archivo del Ministerio de Economía y Trabajo controlaba los expedientes y otros
documentos de aquella época, usando los sistemas de archivo siguientes: Alfanumérico,
correlativo y decimal para controlar los oficios.
Actualmente se ha denominado al Archivo del Ministerio de Economía con el nombre de “Jorge
Luis Cabrera de León”, debido a la trayectoria, valores,méritos, colaboración y conocimientos,
que el mismo ha aportado a la Institución, según Acuerdo Ministerial 304‐2003 de fecha 18 de
junio del 2003.
El Archivo Central del Ministerio de Economía, es el encargado de la organización, preservación y
servicio del patrimonio documental producido por el Ministerio de Economía en el ejercicio de sus
funciones y actividades.
El archivo esta dividido en trespartes, siendo estas las siguientes:
Histórico
Intermedio
Activo
ORGANIZACIÓN
Jefe de Informacion,
Recepcion y Archivo
Asesor de Archivo
Encargado de Archivo
secretaria/Digitalizador
Encargado Expedientes
Encargado Leyes/archivo
Anexo
Encargado Antecedentes
Encargado Resoluciones
FUNCIONES DEL ARCHIVO
Son funciones del Archivo Central, los siguientes
1. Recibir, recopilar,revisar, registrar, guardar y custodiar los expedientes, resoluciones,
acuerdos, antecedentes y documentos que sean remitidos para su archivo, así como el
Diario de Centro América.
2. Atender las solicitudes de salida de expedientes, antecedentes y documentos.
3. Incorporar a sus antecedentes que obran en el archivo, los documentos recibidos con
posterioridad.
4. Facilitar los expedientes,antecedentes, resoluciones y acuerdos solicitados para ser
consultados.
5. Incorporar los expedientes devueltos, al lugar originalmente asignado.
6. Velar porque los expedientes no sufran alteraciones, extracción de folios, desapariciones,
sea en forma dolosa, culposa o accidental.
7. Reproducir los documentos que sean de mayor consulta o los que se encuentran más
deteriorados para procurar laconservación de los mismos.
8. Organizar el fondo documental especializado en temas archivísticos e históricos del
Ministerio
9. Mantener actualizado el servicio de información posible para contar con un archivo tanto
documental como virtual.
10. Digitalizar la mayor cantidad de información posible para contar con un archivo tanto
documental como virtual.
11. Otras obligaciones relacionadas conel ámbito de su competencia.
PROCEDIMIENTOS Y/O INSTRUCCIONES DE TRABAJO
INGRESO DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO:
1. Recibir expedientes de Secretaria
2. Revisar si contiene número de expediente y resolución
3. Foliar expediente.
4. Ingreso al sistema ( número de expediente, empresa, naturaleza de expediente y
folios)
5. Etiqueta de expediente
6. Digitalizar expediente
7. Guardar en servidorel documento digitalizado
8. Guardar expediente correspondiente al año de emitido.
CONSULTA DE EXPEDIENTES:
1. Solicitar expediente (correo electrónico, escrita)
2. Buscar en el sistema el expediente
3. Formulario de consulta, autorizado por jefe inmediato
4. Entrega de expediente al solicitante y copia de formulario
5. Registrar préstamo de expediente
6. Recepción de expediente y sello derecibido
7. Registrar devolución de expediente
8. Colocación de expediente en archivo
Vía electrónica
1. Solicitar expediente por correo electrónico.
2. Registrar consulta
3. Buscar expediente en servidor
4. Enviar correo electrónico adjuntando expediente
INGRESO DE RESOLUCIONES:
1. Recepción de resoluciones de Secretaria.
2. Ingreso al sistema (No. De resolución, fecha, naturaleza)
3.Digitalizar resolución
4. Guardar resolución escaneada al servidor
5. Archivar resolución
6. Índice de resoluciones
CONSULTA DE RESOLUCIONES:
1. Solicitar resolución (teléfono, vía correo o escrita)
2. Búsqueda de la resolución en sistema
3. Reproducción de resolución para quien consulta
4. Formulario de Consulta autorizado por jefe inmediato
5. Entrega de resolución y firma de quien...