MIS TAREAS

Operación de Microsoft Excel

M a n e j o b ás i c o de b as e de d a t os
Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de
información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con tablas
de información sencillas o puede trabajar con tablas más complejas, también
conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel no es más que una lista
ouna tabla que contiene una o más columnas, cada una de estas identificadas por
un rótulo como cabezal denominado campo.
Con las capacidades que ofrece Excel, la información de la tabla se puede
ordenar según diversos criterios, se pueden buscar datos específicos, y se puede
incluso extraer copias de información de grandes bases de datos ubicadas en una
red. Sin embargo, a diferencia deMicrosoft Access, Excel no permite trabajar con
bases de datos relacionales.

I nt r o d uc c i ó n d e d a t o s e n una t a b l a
Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece
capacidades de gestión de tablas, que pueden ser muy útiles para analizar, por
ejemplo tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes
y sus direcciones, o para almacenardatos de existencias en los almacenes. La
combinación de funciones de tablas o listas, junto con las capacidades de análisis
de hoja de cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el
análisis de negocios y sistemas de gestión que no sean excesivamente complicados.
Toda tabla o lista debe contener nombres de campo en una fila situada en su
parte superior (llamadosencabezamientos), si se quiere usar las capacidades de
filtrado de datos. La tabla deberá tener por lo menos una fila de datos
directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman
registros, la única parte obligatoria de una tabla: la fila de encabezados.
Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la tabla, hay
que tener en cuenta los puntos siguientes:
1.

Losnombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se
desea usar los filtros de datos de Excel.

2.

No se deben poner filas vacías debajo de los nombres de campo.

Una vez definidos los encabezados de la tabla, los datos o registros pueden
definirse de varias formas. Quizás el método más fácil sea el visto anteriormente
para introducir datos en una hoja de cálculo. De todasformas el método más
seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer errores) es el Formulario
o la Ficha de datos generada automáticamente por Excel.

Guía del Usuario

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Centro de Capacitación en Informática

Operación de Microsoft Excel

Ficha de datos o Formulario
Para introducir datos mediante una ficha automática o formulario, completar
los siguientes pasos:1.

Dejar la celda activa dentro de la tabla; si no se tienen registros aún,
seleccionar como celda activa uno de los rótulos de columna de la misma.

2.

Elegir la opción Formulario del menú Datos.

3.

Seleccionar el botón Nuevo.

4.

Introducir los datos que sean necesarios en los campos.

5.

Para finalizar, seleccionar el botón Cerrar.

Celda activa en
la tabla

Estenuevo registro
se agregará al final
de la tabla

Los botones Buscar anterior y Buscar siguiente permitirán cambiar la
visualización del registro en el formulario (tomar como referencia el número de
registro actual de la cantidad total que existen en la tabla, dato ubicado en el
vértice superior derecho del formulario).
El botón Eliminar permite borrar todo el registro actual (el visualizadoen ese
momento) de la tabla; Excel se encargará de reorganizar toda la información para
ocupar el espacio que deja el registro eliminado en la hoja de cálculo.
Otras aplicaciones para esta herramienta, son descriptas en la sección
“Búsqueda de registros”.



Mientras se observa un registro a través del formulario, se podrán
realizar cambios en los datos de los campos. Para que dichos...