Monografia de un manual de procedimientos

MONOGRAFÍA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o de dos o mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, suelencontener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores deauditoría, la evaluación y control interno, la conciencia en los empleados y en sus jefes que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
 
UTILIDAD

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, auxilian en la inducción del puesto, al adiestramiento y capacitación delpersonal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema, interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, para establecer un sistema de información o bien modificar el existente; para uniformar y controlarel cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores, facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno, aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo, ayuda a la coordinación de actividades y evita duplicidades.

Construye una basepara el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

CONFORMACIÓN

1. IDENTIFICACIÓN - Este documento debe incorporar la siguiente información:

* Logotipo.
* Razón social.
* Denominación y extensión (de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma).
* Lugar y fecha de elaboración.
*Número de revisión.
* Unidades responsables de elaboración, revisión y/o autorización.
* Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
2. ÍNDICE O CONTENIDO - Relación de loscapítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

3. PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN - Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

4. OBJETIVOS - Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente, reducir los costos al aumentar la eficienciageneral, además de otras ventajas adicionales.

5. ALCANCE - Esfera de acción que cubre los procedimientos.

6. RESPONSABLES – Áreas, gestiones y procesos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

7. POLÍTICAS O NORMAS OPERATIVAS - En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para...