Negocios

Análisis automático de cartera

Uno de los mayores dolores de cabeza de todo gerente es el flujo de efectivo y más aun cuando este depende de gestionar grandes volúmenes de cartera por las ventas de la empresa.


Hoy día casi todos los sistemas de manejo de información disponen de excelentes reportes automáticos, que pueden ser obtenidos por cliente,por nit, por zona, por ciudad, por vendedor, por producto, por estado, etc., etc., etc.


Esta herramienta, que he diseñado en Excel, es precisamente para quienes no disponen en sus negocios o empresas de sofisticados sistemas de manejo de información, pero que de todos modos necesitan presentar a la alta gerencia el estado de la cartera. Su creación se remonta al año1985 o 1986, si mal no recuerdo y que tiene la siguiente historia que narraré, aunque no tengo dotes de escritor (perdonen ustedes amigos lectores).




Esta plantilla se remonta a cuando la hoja electrónica que reinaba (espero no errar), era la version 2.2 de "Lotus 123®", cuyo uso en mi pasado laboral dejó un sinúmero de satisfacciones y gravó una imagenindeleblemente en mi memoria.


Aun recuerdo cuando apareció, bajo el marco de la puerta de su propia oficina, el gerente general de la compañía a la que me había vinculado apenas una semana atrás; él, hombre alto, con camisa blanca impecable y de marca; corbata costosa; rostro adusto; mirada serena y desafiante; su mano izquierda apoyada en lo alto del marco de lapuerta y la derecha descansando en su cintura al tiempo que en tono enérgico dicia a su séquito de colaboradores "quiero un informe detallado de cartera, actualizado, clasificado por edades, a la fecha! por favor, lo mas pronto posible; esto no puede seguir así".






Era sabido por todos que su requerimiento siempre había sido un granreto por el tiempo y trabajo que demandaba; desde luego que influía mucho lo arcáico de los procedimientos del momento; casi todo era lapiz, papel de análisis y luego máquina de escribir; También se referia a que mi antecesor había sido despedido justamente por no cumplir sus permanentes requerimientos de reportes, algo caprichosos en ocasiones pero al fin y al cabo era el gerente general y debíasaber porque los pedía.




Pero ese gerente ya contaba en su empresa con dos o tres computadores (me atrevo a decir, sin ser experto en la materia, que serían el perfecto equivalente de un pc de hoy, pero bastante mas grandes y llamados minicomputadores o microcomputadores, por demás “compatibles con IBM”, queriendo distinguirlos de los supercomputadoresde las empresas de alta tecnología del momento y que ocupaban salones enteros por su volumen) que tenían instalado el famoso Lotus 123®.




Para entonces el suscrito ya era muy buen usuario de las hojas electrónicas (al punto que mi apodo en la U. era -JM .wk1- hacienco alusión a la extensión de los archivos de Lotus 123®) y ya había diseñado unaherramienta bastante parecida a la actual (bueno, casi la misma pero en una sola hoja y sin colores). Procedí a copiar el archivo desde mi gigante disco de backup en uno de esos minicomputadores al tiempo que le solicitaba rápidamente al ingeniro a cargo que bajara para mi la información actualizada de cartera, a un archivo que Lotus 123® pudiera leer.Cumplida mi solicitud y confirmando que los campos estaban como los requeria mi plantilla, el resto fue solo un “copy-paste” y luego una impresión que no pasó mas allá de cinco o seis hojas tamaño carta. Para el momento solo habían trancurrido unos 30 o 40 minutos desde la orden gerencial.



Acto seguido biene mi “toc toc toc” en la puerta de la...