Norma Archivistica

Osvaldo Villaseca Reyes

SECCION CLASIFICACION Y DESCRIPCION ARCHIVO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION (ARNAD) SUBDIRECCION DE ARCHIVOS DIRECCION DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y MUSEOS

1996

ELABORACION Osvaldo Villaseca Reyes.

COLABORADORES Ana María Pino Oscar Alvarez Santos

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INDICE

Introducción ............................................................................... Alcancey campo de aplicación ................................................. Objetivos.................................................................................... Definición................................................................................... Regla .........................................................................................Ejemplos.................................................................................... Bibliografía.................................................................................

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DIRECTRICES PARA LA IDENTIFICACION DE FONDO DOCUMENTAL

INTRODUCCION El Consejo Internacional de Archivos (CIA), organismo no gubernamental asociado a UNESCO, impulsor del desarrollo archivístico internacional, ha promovido lanormalización de los procesos descriptivos. Con tal objeto, constituyó una comisión de especialistas, que elaboraron la Norma General de Descripción Archivística ISAD (G), la que luego de ser sometida a consulta a la comunidad internacional de archivistas, ha sido aceptada como un documento que debe ser perfeccionado y ampliado. Esta norma en su concepto de multinivel, considera al fondo como launidad más amplia y el primer nivel de descripción, Sin embargo, la comisión redactora decidió no instrumentar regulaciones internacionales para su definición, por cuanto los países difieren en los criterios para ello. Por este motivo, recomendó como primer paso para la normalización de la descripción archivística de cada país, elaborar directrices para la definición del nivel de fondo. Acogiendoesta recomendación, el Archivo Nacional ha elaborado la siguiente norma para la identificación de fondo.

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN Norma Nacional de aplicación tanto en archivos de instituciones públicas como privadas.

OBJETIVO Identificar los organismos productores de fondos archivísticos y, a través de ellos, definir las agrupaciones documentales que tienen este carácter.

4DEFINICION Se entiende por fondo el “Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor”1 “La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y recibida por la institución que lo produce y una limitación cronológica que depende desu existencia”2.

REGLA Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la archivística da a este término (es decir, conjunto indivisible de documentos) un organismo público o privado debe:

a)

Poseer un nombre y una existencia jurídica propios, establecidos por un acto de ley, decreto con fuerza de ley o escritura pública. Poseer atribuciones precisas, estables, definidas por untexto legal o reglamentario. Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar definida con precisión por el acto que le dio origen; sobre todo, su subordinación a otro organismo de nivel más elevado debe estar claramente establecida. Tener un jefe responsable con poder de decisión en su nivel jerárquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos de su competencia sin que, paradecidirlos, tenga que someterse automáticamente a una autoridad superior. Es claro que ésto no quiere decir que debe gozar de poder de decisión para todos los asuntos, muchos de ellos importantes, tendrá que someterlos a decisión en escalas superiores de jerarquía administrativa. Pero, para producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deberá gozar de poder de decisión, al menos para...