Normas Basicas

1. LAS CUENTAS Para iniciar el estudio de la contabilidad es necesario conocer algunos conceptos básicos que servirán de guía para adentrarse de lleno en este rico mundo de herramientas administrativas. Todas las actividades que realiza la empresa son susceptibles de ser representadas a través de la contabilidad, desde el momento en que inicia la empresa, durante su operación y hasta el momentode su cierre.

Figura 1 Proceso de la empresa

Fuente: Elaboración propia Con el fin de describir de una manera coherente los hechos que acontecen todos los días en la empresa se utilizan las cuentas, que están encargadas de traducir al lenguaje contable todo tipo de información que se produce en ella para que ésta pueda servir de herramienta para la toma de decisiones. Para facilitar sucomprensión, las cuentas se pueden representar en forma de una T mayúscula y se nombra cada una de sus partes así:


NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER

En la parte superior de la T se ubica el nombre de la cuenta. En el lado izquierdo se ubica el Debe y se utiliza para el registro de los débitos; a este procedimiento también se le llama “debitar”. En el lado derecho se ubica el Haber y se utiliza parael registro de los créditos, también se le llama acreditar la cuenta. Al registro de las cuentas se le llama Libro Mayor CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Las cuentas se clasifican en grupos según su naturaleza, en reales o de balance, nominales o transitorias y cuentas de orden. Figura 2 Clasificación de las cuentas


1.1. Reales o de balance Estas cuentas son las que van a permanecer durante todala vida de la empresa, representan lo que ésta posee (activos) y la forma en que lo ha financiado, tanto con deudas con los dueños (patrimonio) o con deudas con personas ajenas a ella (pasivos), este conjunto de cuentas forma el balance general.

1.1.1. Activo1 Son las cuentas que representan los bienes y derechos estimables en dinero de propiedad de la empresa, y que son la fuente para generarsus ingresos. Los bienes son, el dinero en caja y bancos, las inversiones, los muebles, las edificaciones, los inventarios de mercancía, etc. Los derechos son, entre otros, las cuentas por cobrar. Las cuentas del activo, por lo general, son de naturaleza débito, es decir, que inician y aumentan su saldo al lado izquierdo y disminuyen al lado derecho. Ejemplo del movimiento de la cuenta delactivo: la empresa compra un computador por valor de $1.200.000 (1), se realiza el primer registro en el lado izquierdo que representa el aumento del activo “Equipo de procesamiento de datos”, cuando la empresa compra otro computador por valor de $1.320.000 (2), nuevamente se registra en el lado izquierdo porque volvió a aumentar dicha cuenta. Al momento de la venta del primer computador adquirido porvalor de $1.200.000 (3), se debe registrar la disminución de la cuenta en el lado derecho. Para conocer el saldo de la cuenta basta con calcularlo mediante la diferencia de débitos y créditos.

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El Decreto reglamentario 2649 de diciembre 29 de 1993, en su artículo 35 define: un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventospasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

1.1.2. Pasivo2 Son las cuentas que representan lo que la empresa le adeuda a entidades financieras, a sus proveedores, y a otras personas naturales o jurídicas 3 con las que tiene relaciones comerciales y/o contractuales. Las cuentas del pasivo, son de naturaleza crédito, es decir, que inician y aumentan susaldo el haber (al lado derecho) y disminuyen en el debe (al lado izquierdo), por lo general su saldo es crédito. Ejemplo del movimiento de la cuenta del pasivo: la empresa contrae una deuda con sus proveedores por valor de $450.000(1), se realiza el primer registro en el lado derecho que representa el aumento del pasivo “Proveedores”, cuando la empresa contrae una nueva deuda por valor de...