Normas Para el Diseño de Organigramas


NORMAS PARA EL DISEÑO DE ORGANIGRAMAS

Concepto
Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.

Objeto
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funcionesdepartamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa.

Utilidad
Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las quelos organigramas se consideran de gran utilidad, son:
1* Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.
2* La división de funciones.
3* Los niveles jerárquicos.
4* Las líneas de autoridad y responsabilidad.
5* Los canales formales de la comunicación.
6* La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
7* Los jefes de cada grupo de empleados,trabajadores, etc.
8* Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo,que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.
Entre las técnicasreales para la elaboración de un organograma se deben considerar:
9* los datos que deben recogerse,
10* las fuentes de información,
11* los métodos de recogerlos.
Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:

Información sobre unidades
1. El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será unacifra de control.
2. Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
3. Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.


Información sobre relaciones
Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos decada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Información sobre funciones o labores
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma.
¿Organización futura o actual?
La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:
12*Planeación de una organización nueva.
13* Representación de una organización existente.
Planeación de la organización
En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
Fuentes de información
En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:
1. Los archivos de la institución,
2.Los empleados y funcionarios,
C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Métodos de recolección de datos
1. Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).
2. Cuestionarios escritos.
3. Entrevistas con jefes y empleados.
4. Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y...