Oficina Sin Papel


Tribuna de Opinión
Sobre los mitos acerca de la oficina sin papel que hacen que muchas pymes se muestren reacias a implementar un software adecuado
Resulta ciertamente irónico que con el gran avance de la tecnología, no reparemos apenas a la hora de adquirir toda clases de máquinas para uso personal, aunque estas no produzcan beneficio alguno y, sin embargo, seamos tan reacios a invertir entecnología que ya ha demostrado una clara rentabilidad, a corto-medio plazo.
Esta tendencia también ocurre en las empresas, cuando se trata de innovar y cambiar el software de gestión documental, para pasar del tradicional sistema en papel al concepto de la “oficina sin papeles“.
Este concepto, que básicamente se refiere a la transformación de los archivos de papel a formato digital, es aún algodifícil de entender en un mundo en el que el papel es el soporte fundamental para la gran mayoría de las empresas. Años atrás, miles de empresas digitalizaban sus facturas de proveedores, sus albaranes, sus partes de trabajo, etc., pero se resistían a destruir los originales, por no tener garantías legales para poder hacerlo. Por lo tanto, estas empresas digitalizaban sus documentos por un lado, yguardaban el papel de forma tradicional por otro, por lo que duplicaban el trabajo. De esta forma, la digitalización perdía una gran parte de su atractivo, así como de sus beneficios. Como resultado, se podía ver en las oficinas cantidades ingentes de información (albaranes, facturas, informes, etc.) almacenada en carpetas o incluso en cajas, que suponía no solo un evidente problema de espacio, sinotambién una mayor dificultad a la hora de recuperar y acceder a dicha información.
Hoy en día, algunas empresas ya están instaurando el concepto de oficina sin papeles, pero todavía no es una práctica generalizada. Algunas compañías, y sobre todo las pymes, son, en cierta medida, reacias a su implementación, debido fundamentalmente a ciertos mitos sobre la oficina sin papel que dificultan laadopción de un nuevo sistema de gestión documental.
Los mitos más extendidos
El software es difícil de usar. Sin duda alguna, los primeros que miran con cierta cautela la implementación de un nuevo software de gestión documental son los propios empleados. Al fin y al cabo, han estado trabajando con papel durante años, y se sienten cómodos y seguros trabajando de esta forma. Sin embargo, la realidad esque, en general, la primera vez que estos mismos empleados encuentran un documento en unos pocos segundos y comprueban así la rapidez y la facilidad a la hora de recuperar un documento requerido, comienzan a apreciar el sistema.
La gestión electrónica de documentos es menos segura que los procesos basados en papel. Controlar el acceso a los documentos en papel sólo sería posible mediante el accesorestringido a los lugares en los que éstos se encuentran archivados. De manera que cada vez que un empleado requiera recuperar un documento, se le deberá permitir el acceso a dichos lugares, con lo que todos los archivos y documentos estarán accesibles casi a cualquier persona. Una vez más, la realidad es bien distinta. Un sistema adecuado de gestión documental aumenta notablemente la seguridad, alpermitir de una forma sencilla controlar el acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías entre usuarios mediante la administración de permisos de acceso. Por ejemplo, un grupo de empleados podría únicamente ver el contenido de un documento, pero no editarlo, mientras que otro grupo sí podría leer y modificar el mismo documento.
Los beneficios del uso de un buen sistema de gestióndocumental se obtienen únicamente a largo plazo.Tal y como indican las empresas que ya han dado el paso, en el momento de hacer el cambio de procesos basados en papel a procesos digitales, las ventajas en términos de ahorro de tiempo y mejora del rendimiento y de la eficiencia son inmediatos. Además, la necesidad de papel, así como de espacios de almacenamiento, se reducen significativamente....