Oficina sin papeles

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  • Publicado : 10 de octubre de 2010
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1. RESUMEN

INTRODUCCIÓN

Oficina sin papeles es un proyecto de la Administración cuyo objetivo es reducir el consumo de papel, a través de la implantación progresiva de las Nuevas Tecnologías de la Información.

Para ello, el Manual de Implantación de Oficina sin Papeles, dirigido especialmente a los responsables de la toma de decisiones, ofrece los pasos a seguir por las empresas oinstituciones en el proceso de sustitución del papel por la administración electrónica.

PARTE 1

Desde la Unión Europea se ha impulsado la denominada Sociedad de la Información a través de diversas políticas, con el objetivo de facilitar la prestación de servicios públicos (y también privados) a los ciudadanos.

Los elementos físicos del concepto Sociedad de la Información son las TIC(Tecnologías de la Información y las Comunicaciones), como telefonía (cable y móvil) y fax, a partir de los cuales se desarrolla Internet, con el ahorro de dinero y tiempo que supone tanto a ciudadanos, como empresas y Administración.

En este sentido, la Administración electrónica o e-Administración, tiene como función principal hacer más transparentes los trámites burocráticos, además de agilizarlos.En lo relativo a los ciudadanos, los plazos de espera se han reducido considerablemente, como ocurre en las empresas, que también han reducido esfuerzo. Mientras que en las administraciones, la cooperación se ha visto reforzada y ha supuesto un avance en la prestación de servicios públicos en línea.

Sin embargo, no se puede restringir el concepto de Oficina sin Papeles a la aplicación de lasTIC en la Sociedad de la Información, sino que se debe contar con un factor esencial: las Buenas Prácticas Ambientales, entendidas como el ahorro de materias primas, es decir, de papel.

PARTE 2

Para la implantación de Oficina sin Papeles, es preciso elaborar un análisis de los procesos que se llevan a cabo en cada entidad para adaptarlos al proyecto, y evitar así cambios no deseados oinnecesarios.

Previo al análisis, es de vital importancia el fijar los objetivos o metas que se pretenden alcanzar con la implantación de Oficina sin Papeles que, evidentemente, variarán dependiendo del tipo de entidad. Se hará distinción entre un objetivo general y unos objetivos específicos, que han de ser medibles, realizables, realistas, limitados en el tiempo, coherentes y motivadores.

Através de un equipo humano multidisciplinar se llevarán a cabo los objetivos propuestos. En este equipo participarán tanto personas responsables de la toma de decisiones, como el resto de miembros de la entidad, puesto que trabajan en ella día a día y la conocen mejor que nadie, pudiendo aportar nuevas ideas que mejoren los procesos.

En este aspecto también es interesante involucrar a los usuarios,que serán los receptores del servicio y ellos serán quienes lo evalúen. Para ello es necesario un correcto esquema de Comunicación.

Para comenzar a diseñar el proyecto es necesario realizar un análisis de la situación de partida, tanto interna (definición de los procesos de la entidad, identificación de los recursos humanos y tecnológicos) como externa (qué infraestructuras están disponiblesen el entorno, identificar los tipos de usuarios y atender a la legislación vigente que el proyecto debe cumplir).

El diagnóstico del análisis permitirá conocer las necesidades de la entidad, bien sean de carácter legislativo, técnico, operacional o económico.

Tras esta toma de conciencia, se efectúa el Plan de Acción, donde primeramente se define el objetivo de Oficina sin Papales: lograrque el usuario pueda realizar los trámites burocráticos a través de Internet, en lugar de en papel.

Después se habrán de identificar los procesos clave de la entidad, y observar cuáles se desarrollan vía Internet y cuáles aún siguen desarrollándose en papel, para centrar los esfuerzos en estos últimos.

La puesta en marcha del Plan de Acción propiamente dicha, donde se siguen los pasos...
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