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MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL



Elaborado por:
Diana Alejandra Salas
Maira Alejandra Peña
Ángela López
Jessica Hernández
Jazmín Lucumi











Instituto Técnico Laboral Antonio Maceo ITLAM
Santiago de Cali 04/08/2014



INDICE


Misión
Visión
Valores
Objetivos Generales
Objetivos Específicos
Alcance
Política de operación
Gestión de calidad
Ciclo Vitalde los Documentos
Producción
Recepción
Distribución
Tramite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición Final
Normas de Salud Ocupacional













MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

MISIÓN

Somos una clínica de medicina alternativa y spa que presta servicios médicos con base en productos naturales, proporcionándole a nuestros clientes bienestar interno y externo, asícomo generar un espacio de relajación y buscar su satisfacción integral.

VISIÓN
Ser reconocidos a nivel nacional como una empresa de medicina alternativa líder en innovación y calidad humana, prestando los mejores servicios, la mejor atención, y los mejores productos a nuestros clientes buscando siempre su bienestar integral.


VALORES
Servicio al cliente
Responsabilidad
ProfesionalismoCalidad
Compromiso
Ética
Trabajo en equipo
Honestidad



OBJETIVO GENERAL

 En la CLINICA Y SPA VITAL MEDICAL S.A.S Normalizaremos de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a los funcionarios de las diferentes dependencias y hacer más eficiente el manejo de los documentos en la entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Establecer y difundir normas que reglamenten laadministración de las comunicaciones oficiales en la entidad, para el recibo, despacho y archivo de las mismas.
Crear parámetros de aplicación general en la gestión documental que faciliten la comprensión bajo un lenguaje común.
Estandarizar formas de comunicaciones oficiales y actos administrativos.
Orientar a los funcionarios en el trámite de comunicaciones relacionadas con el cumplimientode sus funciones.

ALCANCE
Este manual contiene las acciones, actividades, metas, el marco legal, técnico, administrativo, tecnológico, económico, que deberán cumplirse en la Clínica Y Spa Vital Medical S.A.S en el cual se conceptualiza el Sub-proceso Gestión Documental y se determinan los procesos del ciclo vital de los documentos: Producción, recepción, distribución, trámite, organización,consulta, conservación y disposición final.



POLITICA DE OPERACIÓN
El titular de cada unidad administrativa designará a un responsable de archivos.
Los archivos deberán estar identificados y preservados y no se mezclarán con otros materiales documentales.
Dentro del marco de documentación e implementación del sistema Interno de Gestión Documental y Archivos, teniendo en cuenta elacuerdo 060 del 2001 del AGN se han generado criterios que se llevaran a cabo en la CLINICA Y SPA VITAL MEDICAL S.A.S, para la elaboración de documentos desde la norma ICONTEC.

GESTION DE CALIDAD
Nuestra política de calidad se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con los CLIENTES DE VITAL MEDICAL de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas, para ello garantizamos impulsaruna cultura de calidad basada en los principios de honestidad, liderazgo y desarrollo del recurso humano, solidaridad, compromiso de mejora y seguridad en nuestras operaciones.










CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Generación de documentos de la CLÍNICA Y SPA VITAL MEDICAL S.A.S en cumplimiento de sus funciones.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Ley 43de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Sobre el valor...