ORDEN ALFABETICO

Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto.
Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partesen que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.
Pasos para archivar alfabéticamente:
1) inspeccionar: se revisan los documentos o papeles para comprobar si hasido autorizado el archivo.
2) clasificación: se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependerá de la frecuencia que se le conceda, bien al nombredel remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.
3) macar o codificar:se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.
4) distribuir: consiste en separaralfabéticamente los títulos marcados.
5) archivar: se procede a colocar los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estrictoorden alfabético.
Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto ordenalfabético.
Reglas para ordenar alfabéticamente:
Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos lossistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usada en nuestro país.
Reglas de clasificación
1- Nombres deindividuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial