Orden de tareas

CENTRO UNIVERSITARIO
FELIPE CARRILLO PUERTO

NOMBRE DEL ALUMNO: BUENAVENTURA CHI OSALDE

CARRERA: MERCADOTECNIA

CUATRIMESTRE: QUINTO

NOMBRE DE LA MATERIA: ADMINISTRACIÓN CUATRO

NOMBRE DEL TRABAJO: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 13 “Manejo y conducción de juntas”

FECHA DE ENTREGA: 23/03/10

Manejo y conducción de juntas
Muchas empresas en nuestro país padecen de un muy serio problema que es elmanejo de sus juntas de trabajo; constantemente escuchamos a los trabajadores quejarse porque en su trabajo se sufre de - “juntitis” - “juntas para esto”, “juntas para aquello”, y “juntas para lo demás” - “en mi empresa tenemos juntas para todo”; “solo se pierde el tiempo con tantas juntas”; “no se para que tantas juntas, si nunca se hace nada”, etc, etc.
Es verdad, las juntas son una verdaderacalamidad para muchos ejecutivos y empleados, muchas discusiones, mucho bla, bla, bla, y pocos acuerdos, pocos compromisos.

Lamentablemente en muchas ocasiones las juntas son consideradas como un mal necesario, un espacio donde tenemos la oportunidad para enterarnos de los chismes más recientes de la compañía, o el lugar dónde tal o cual persona aprovechan la oportunidad para regañar a los demás, opara lucirse y acaparar el micrófono ante el jefe.

De acuerdo con Fran Rees, el 70% de los facilitadores de una junta no han recibido una capacitación formal integral de cómo manejar una junta de manera efectiva, lo cual repercute como ya lo dijimos anteriormente en desmotivación, caos, falta de compromiso y baja productividad en muchas ocasiones. Si consideramos que del 60% al 90% del tiempo de unejecutivo es invertido en juntas y reuniones de trabajo, es importante, mejor dicho, es mandatario, que dichos ejecutivos (facilitadores) sean capaces de manejar una reunión de manera efectiva.

Se ha descubierto que normalmente las juntas fracasan por alguna o varias de estas consideraciones:
Una mala planeación (Tiempo, lugar y participantes no adecuados)
El objetivo de la reunión no es claropara los asistentes a la reunión
No se administra el tiempo adecuadamente y esto las hace eternamente aburridas y poco productivas.
El contenido a discutir es demasiado ambicioso, de modo que lo que se debe discutir o analizar en varias reuniones se quiere discutir en muy poco tiempo.
No se da un seguimiento adecuado a los acuerdos y compromisos adquiridos.
No se asignan roles de trabajo yparticipación para la reunión.
Discutir demasiado tiempo el tema de - “asuntos varios” -, lo cual solo hace que la reunión pierda su enfoque original y se disperse la atención y concentración de los participantes de la reunión.

Se tienen muy buenas razones para poder llevar a cabo juntas exitosas, sin embargo, una junta difícilmente se vuelve productiva si cada uno de los participantes en elladesconoce y no domina sus elementos y su realidad.

Conocer los elementos de una junta exitosa, los recursos clave para la facilitación de la misma y conocer el proceso de evaluación y de toma de decisiones se convierte en aspectos sumamente importantes para poder lograr la efectividad de toda junta. Es por ello, que antes de convocar a una reunión de trabajo, primeramente nos preguntemos: ¿Qué tipode reunión es la que vamos a tener que llevar a cabo?, ¿es una reunión periódica, de seguimiento?, ¿Una junta de comunicación?, ¿o tal vez una junta estratégica? Distintos tipos de juntas, demandan de distintos tipos de metodologías de trabajo.
Una vez resuelto este cuestionamiento, entonces los siguientes puntos a evaluar deberían ser:
Quién debe participar en la reunión
Cuáles deben ser lostemas a tratar
Cuál debe ser la duración de cada tema, y de la reunión en general
Día, lugar y hora de la reunión
Como se va a manejar y controlar la minuta de acuerdos y la manera de dar seguimiento a los mismos
Cómo se va a hacer la asignación de roles y responsabilidades de la reunión.

A lo largo de mi carrera como consultor, he tenido la oportunidad de asistir a muchas reuniones de...