Ordenamiento

MANUAL DE, ORDENAMIENTO, DEPURACIÓN y DIGITALIZACIÒN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE COOPERATIVAS

¿COMO ORDENAR LA DOCUMENTACIÓN?
La organización interna de los expedientes seguirá el siguiente esquema:

1. SECRETARÍA GENERAL

En cada uno de los trámites de Secretaría General serán almacenados en carpetas independientes como son: registros de socios, registro dedirectivas, retiros voluntarios y certificaciones. El contenido de cada carpeta estará clasificado en orden cronológico.

2.1. REGISTRO DE SOCIOS

En lo referente a este trámite, se ordenaran los documentos de la siguiente forma:
a) Oficio emitido por la Dirección Nacional de Cooperativas.
b) Oficio de solicitud y/o formato emitido por la cooperativa.
c) Para las cooperativas detransporte, oficio emitido por el órgano regulador de tránsito.
d) Acta de la asamblea general.
e) En caso de tener multa el registro, la resolución de dicha multa y el comprobante de cancelación de la misma se adjuntarán al expediente para ser archivado.
f) Si fuese cambio de socio, se adjuntará el retiro del socio saliente

2.2. RECTIFICACIONES DE REGISTRO DE SOCIOS

a) Oficio emitidopor la Dirección Nacional de Cooperativas
b) Oficio de solicitud de la Cooperativa.

2.3. REGISTRO DE DIRECTIVAS

a) Oficios emitidos por la Dirección Nacional de Cooperativas
b) Oficio de solicitud y/o formato emitido por la cooperativa.
c) Póliza de seguro del gerente
d) Acta de la asamblea general donde se eligen a las nuevas dignidades.

e) En caso de existir unaratificación de la directiva o cambio de directivos se anexaran en la misma carpeta.
f) Oficio emitido por la Dirección Nacional de Cooperativas
g) Oficio de solicitud de la Cooperativa.

2.4. RETIROS VOLUNTARIOS

a) Oficio emitido por la Dirección Nacional de Cooperativas
b) Oficio de solicitud y/o formato emitido por la Cooperativa.
c) Solicitud de retiro emitido por el sociorenunciante a la directiva de la cooperativa
d) Actas de asambleas donde se acepta el retiro del socio
e) Liquidación de haberes del socio retirado

2.5. CERTIFICACIONES

a) Socios
b) Directivas
c) Existencia legal
d) Situación actual
e) Para las cooperativas de Vivienda el Levantamiento de Patrimonio Familiar separado por una pestaña
a. Oficio emitido por laDirección Nacional de Cooperativas.
b. Solicitud del notario
c. Certificado de Gravámenes

2. JURIDICO

En cada uno de los procesos de Legal o Jurídico se colocaran todos los trámites con sus respectivos antecedentes en tres carpetas independientes a distinguirse con membretes como:
* Carpeta 1.- “PERSONERIA JURIDICA, NORMATIVA ESTATUTARIA Y REGLAMENTARIA”.
* Carpeta 2.-“DENUNCIAS,RECLAMOS, INTERVENCIONES Y LIQUIDACIONES”.
* Carpeta 3.-“EXCLUSIONES, EXPULSIONES , SANCIONES Y SEPARACIONES ”
* Carpeta 4.- “SORTEO DE LOTES”

Los documentos almacenados en estas carpetas estarán clasificados en orden cronológico y con separadores de acuerdo al tema de cada carpeta.

2.1 Carpeta 1.- “PERSONERÍA JURÍDICA, NORMATIVA ESTATUTARIA Y REGALMENTARIA”.

a) Documentos de lossocios fundadores
b) Lista de socios fundadores
c) Acta constitutiva
d) Plan de trabajo
e) Un ejemplar del borrador del estatuto
f) Oficio de solicitud emitido por la cooperativa
g) Oficios, Memorandos y certificados para la aprobación de la personería jurídica
h) Acuerdo Ministerial
i) Aprobación de la personería jurídica.

2.2.1 REFORMA AL ESTATUTO

a) Unejemplar del Borrador del Estatuto
b) Oficio de solicitud de la cooperativa
c) Oficios , memorandos y certificados para la aprobación de las Reformas al Estatuto
d) Acuerdo Ministerial

2.2.2 LEGALIZACIÓN DE REGLAMENTOS INTERNOS (COOP. DE AHORRO Y CREDITO)

a) Un ejemplar del borrador del reglamento
b) Oficio de solicitud emitido por la cooperativa
c) Oficios ,...