organigrama

Por normas de la municipalidad de Puerto octay es que se hace el proceso de firmas para la utilización de los recursos que da la sep.
El orden de las firmas es el siguiente: Director-daem (Viviana portales)- unidad de adquisición (Jorge Garrido)-control - finanzas (Manfredo Teuber).

Elementos y actividades que originan entropía en el sistema.
¿Cuáles son los elementos de nuestro sistema?A nivel general: No tienen una comunicación directa periódicamente para reflexionar sobre cómo se está llevando el proceso de adquisición de los recursos obtenidos por la sep. ¿Quién coordina la junta?¿porque no se realizan más juntas al año?
1. Directores de escuela

Entropía: Ellos solo están enfocados en la pedida de los recursos a utilizar para sus alumnos, no se cuestionan el hecho de quelos materiales no lleguen al 100% o que se aproximen a esta cifra. Piensan que por x motivos estos materiales no llegaron (no quedaba stock del producto, la unidad de adquisición no autorizo el pedido . . . ect), pero no se preocupan por el hecho de investigar el ¿qué paso?.


Acciones para contrarrestarla: Reflexionar e investigar el motivo de porque los recursos pedidos no están llegandoen su totalidad. Comunicarse con otros directores de escuela del sector para compartir y conocer lo que está sucediendo en otros establecimientos, con el fin de tener una visión más amplia de lo que acontece.
Podrían como directores de escuelas tomar más acción en todo el proceso del pedido, comunicarse en este caso especialmente con la unidad de adquisición de manera directa para pedirexplicaciones del motivo del atraso, del porqué ciertos materiales no llegaron y en otros casos hacer saber a esta unidad la importancia de que lleguen ciertos materiales.

Consecuencias de no hacerlo:
De que el plan que ellos mismo desarrollaron para sus alumnos no se cumpla y por ende pueden perder los recursos que obtienen por la sep. Lo que también llevara una consecuencia para los alumnos de susestablecimientos que son beneficiarios directos de estos.



2. Daem

Entropía: no quiere tomar responsabilidad en lo que esta fallando en la hora de adquision de los productos que se piden en la sep ya que piensa que otros tienen más tiempo para tomar esa responsabilidad. Hay cosas que la Daem pasa por alto en la lista de pedidos (los autoriza y en realidad esto recursos no se puedenpedir) , por ende tienen que volver a mandarle la hoja de pedidos para que los vuelva a revisar.

Acciones para contrarrestarla: Que exista un mayor cuidado a la hora de revisar la hoja de pedidos. Que en este caso como es la secretaria quien revisa el pedido, realizarle una crítica constructiva sobre el cuidado que tiene que tener en esta materia y hacerle saber las consecuencias de ello. Además,podrían capacitarla para que ella supiera bien cuáles son las cosas que debe de aceptar y cuáles no. Y que la directora del daem, a pesar que muchas veces no tiene el suficiente tiempo para revisar esta hoja, que se dé el tiempo y se asegure de siempre volverá a revisar antes de firmar, que no confié tanto.

Consecuencias de no hacerlo: Retrasa el pedido

3. Unidad de adquisión
Entropía:Piensan mucho en cuidar los recursos durante todo el año, de manera que estos se guarden en caso de emergencia en vez de utilizarlos cuando se les solicita.
Acciones para contrarrestarla: Se puede aparte de recibir la solicitud de los recursos en la hoja de los pedidos, Informarse de manera directa con el director de escuela o a través de un informe la importancia de que ciertos recursos seanaceptados en el pedido sí o sí.
Consecuencias de no hacerlo: que se seguirá perdiendo los recursos porque finalmente si no existe alguna emergencia, la plata se pierde.

4. Control y finanzas

Estos ya que solo se dedican a firmar el pedido y su acción es rápido no encontramos entropía en ellos.

5. Medios de compra
1:_ compra directa
2.- convenio marco
3.- las licitaciones
Limites...