organigramas

ORGANIGRAMAS
Introducción
Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza y/o campo de trabajo, requieren de un marco de actuación para funcionar. Este marco lo constituye la estructura orgánica, que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo atendiendo al objeto de su creación.
Su representación gráfica se conoce como organigrama, que es elmétodo más sencillo para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles. Pese a que son un instrumento altamente utilizado, ya que todas las organizaciones cuentan por lo menos con un organigrama general, es sorprendente percibir la gran diferencia de criterios y enfoques considerados en su preparación. Ello genera la importancia decontar con una base de información homogénea, que permita dar la unidad y cohesión a ese tipo de recursos.
Concepto
Según GUILLERMO, un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Definición
Según ANDERSON, unorganigrama es una manera gráfica de mostrar la estructura formal de las relaciones, responsabilidades y autoridades a través de las que una empresa apunta al logro de sus objetivos.
Objeto
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
Utilidad
Proporcionan una imagen formal de la organización.
Constituyen una fuente deconsulta oficial.
Facilitan el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía.
Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

Criterios fundamentales para su preparación
Precisión
En los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud.
Sencillez
Deben ser lo más simple posible, para representarla(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
Uniformidad
En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
Presentación
Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse completamente tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objetivo.
VigenciaPara conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que el margen inferior derecho de anote el nombre de la unidad responsable de su preparación así como de la fecha de autorización.
Ventajas y Desventajas
Ventajas
a) Un complemento para el análisis de estructuras de organización, con relación a:
1) La identificación de funciones, trabajos o actividades supuestos.2) La identificación de funciones, trabajos o actividades omitidos o duplicados.
3) Demasiados niveles directos.
4) Demasiado reducidas o extensas esferas de control.
5) Falta de utilidad de mando.
b) Archivos históricos de los cambios llevados a cabo en la organización.
c) Útil para conocer las necesidades de formación del personal.
d) Puede utilizarse como un fundamento para laexpansión de la planificación.
e) Llama la atención sobre cualquier punto débil de la organización.

Desventajas
a) Pronto llegan a ser anticuados.
b) El coste de preparar y mantener organigramas en una condición actualizada es elevado.
c) Un organigrama no puede reflejar relaciones informales.
d) Las relaciones que aparecen en el organigrama no tienen por qué ser la que actualmente están vigentes.e) Si el personal intenta reducir estrictamente sus relaciones a las descritas en el organigrama, se producirá una cierta inflexibilidad que podrá perjudicar las relaciones operativas.
f) El hecho de que los ejecutivos tengan distintas interpretaciones de las responsabilidades podrá ser causa de confusión, por lo que cada puesto reflejado en el organigrama debe respaldarse en una lista de...