Organización de eventos

1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva delespacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
• Objetivos: Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación–muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–. Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.
• Comité de planificación y el papel del coordinador
Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante, además de representantes de todos losimplicados (entidades, instituciones, público beneficiario, etc.).
Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación. Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones.
A fin de controlar gastos, el coordinador debe serla única persona autorizada para ordenar pagos.
• Público beneficiario:
Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta. Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. o Si esimportante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet.
• Presupuesto:
Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible. Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursosfinancieros disponibles influirán directamente en las otras decisiones que habrás que tomar. Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo de gastos o Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos.
Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además deresponsabilidad civil, que es imprescindible.
• Formato y duración
Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario. Al establecer la duración del evento, sé realista.
• Asistencia prevista
Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo. Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de sercaro y laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga). Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intérprete. Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales. Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participanpersonalidades, exigirán medidas de seguridad. Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.
• Programación o Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación.
Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de avión (en su...