Organización documental

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
230238
ACTIVIDAD SEMANA 1
JOSÉ MIGUEL GONZÁLEZ ARANGO
CC: 79298624
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
La organización documental es el proceso mediante el cuallogramos estructurar el archivo de una persona natural, institución o empresa, privada o pública, para que cumpla su función primordial que es la de informar, esta información debe ser localizada confacilidad, sin ambigüedades en una ubicación única y lógica. La organización de archivos debe contener un conocimiento integral del nivel de organización documental, del estado físico de ladocumentación, de las condiciones físicas y ambientales del lugar de depósito, de la historia de la documentación y de las entidades productoras. Su idoneidad logra la eficiencia y modernización administrativaporque los documentos bien administrados y custodiados son el fiel testimonio de la existencia de una entidad y un referente clave a la hora de tomar decisiones.
La organización documental se componeentre otros e los siguientes elementos:
Clasificación documental:
Es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes de acuerdo a un planestablecido previamente, para su aplicación debemos estudiar la totalidad del fondo documental y requiere conocimiento del contenido de los documentos.

Ordenación documental:
Es la asignación de númeroso letras que se da a los documentos, así como su ubicación en el espacio físico correspondiente, puede ser:
-Alfabética: Aplicable por nombres de personas (onomástica), cosas, acontecimientos olugares (toponímica) y ordenación por materias o asuntos.
-Cronológica: cuyos componentes son : Año, mes y día de la fecha del documento.
-Numérico: Que consiste en la ordenación de los documentosmediante la asignación de un número al espacio físico en forma sucesiva.
Descripción documental:
Es la operación por medio de la cual se describe el documento en función de sus características...