Organizacion de almacen de materiales

Orazacion de almcen de materiales Existen varios factores que influyen sobre la organización del almacen de materiales como, por ejemplo, el tamaño fisico de la empresa el volumen de la produccion y las ventas etc. En una empresa pequeña a nivel de taller generalmente se necesita solo una persona, que este a cargo del almacen. En una mediana empresa provablemente ya se requieran 2 o mas persona,el siguente organigrama es un ejemplo de la organización del almacen de materiales en una empresa grande Jefe de almacén

Secretaria Asistente I Asistente II

Ayudantes (Recepción) Materiales

Ayudantes (Despacho) Materiales

Vigilante

Limpieza y mantenimiento

Los documentos que comunmente utiliza el almacen de materiales son:      Requisicionde compra Copia de orden de compra(sin valor monetarios) Informe de recepcion de materiales Copia de requisicion de materiales Tarjetas de existencias de materiales (kardex)

Requiscion de compra: periodicamente el departamento de almacen revisa las tarjetas de materiales con el objeto de determinar si es necesaria la compra de más materiales. Asimismo mantiene una cominicacion estrecha con el Departamento de Produccion parainformarse de si las unidades que se van a comprar realmente se van a usar en ciclo productivo, evitando así compras excesivas y uso de espacio innecesario en la bodega. Una vez determinados los materiales y las cantidades a comprar, se emite la Requisición de compras ó “solicitud de compra”, como tamvien suele llamarse.+ Un ejemplo de requsicion de compra es el siguiente

Compañía M.S.A Requisicionde compra No. 325
Fecha: Guatemala, 4 de abril de 19

CODIGO

DESCIPCION

UNIDAD DE MADIDA

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL

1,100

TORNILLO CROMADO DE 4”

1/1

1,000

(a)

(a)

Requerido por: Milton del Cid

Aprobado por:

Raúl paredes

Este documento generalmente consta de: Original: compas Copia 1: almacén de materiales

Emitida la requisicion decompra se envia el original al depto. De compras quien luego procede a solicitar cotizaciones a varios posibles proveedores. Recibidas las corizaciones se selecciona a quella cuyo proveedor haya ofrecido la mejor calidad, el mejorprecio y el mejor servicio. Luego se procedea emitir la Orden de Compra respectivo. Orden de Compra: documento mediante el cual se ordena al proveedor que despache losmateriales que en le se indican a una fecha determinada. Un ejemplo de Orden de Compra es le siguiete: No. 1234 Compañía m., s.a 15 avenida 23-43 zona 5 Telefono Orden de compra Proveedor: ferrreteria sol s. a. Direccion: 3ª calle 6-26 zona 1 Descripcion Unidad de medida 1/1 Cantidad Precio unitario Precio total

Tornillo cromado de 4”

1,000

1.10

Q 1,100.00

Sub- total I.V.A. Total

Q1100 Q 77 Q 1700

Fecha de entrega: Condicciones de pago: Heho por: Juan Gonzales

8 de abril de 19 contado 8 dias Aprovado Por: Ernesto Barrera

Este documento generalmente Consta de: Original: Proveedor Copia 1: contabilidad Copia 2: compras Copia 3: Almacen de materiales Es requisido de control interno que la copia de la orden de compra que le corresponde al almacen de materiales no incluyaprecios

Informe de recepcio de materiales: Cuando el departamento de almacen recibe los materiales del proveedor lo primero que hace es revisarlo y luego copararlo con la copia de la orden de compra (sin precios) con el objeto de determinar si estos cumplen con las condiciones de calidad y cantidad requeridad. Una vez termindo el preceso fisico de recepcion se procede a emitir el “Informe derecepcion” respectivo para informar al departamento de contabilidad que ya puede registrar la transaccion en los libros y al departamento de produccion que ya puede disponer de los materiales para el proceso productivo. Un ejemplo de Informe de Recepcion es el siguiente:

Compañía M., S.A. Informe de recepcion No. 0724 Fecha : 8 de abril de 19

Proveedores: FERRETERIAL EL SOL S.A.

CODIGO...