ORGANIZACION DE ARCHIVOS

 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

La ORGANIZACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivosde cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

– Ordenación cronológica:
Laordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también puedenordenarse alfabética y numéricamente.


– Ordenación numérica:

sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentoscorrespondientes se archivan en la carpeta con ese numero.



– Ordenación alfabético:

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivadordirectamente 

El sistema de ORDENAMIENTIO lo podemos dividir en :
- Alfabético por nombres de personas naturales
- Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
- Alfabéticopor Asuntos o temático
- Alfabético Geográfico






SEÑALIZACIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES:

Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, se ha normalizadouna señalización que es la siguiente:


-SEÑALIZACION DE CAJAS:

En todas las carpetas hay que indicar una serie de elementos, para identificar el contenido.



Nombre del archivo degestión
Titulo o Concepto de expediente ,serie
Años: De inicio y De finalización
№ De orden de la caja




-SEÑALIZACIÓN DE LAS CARPETAS:

Los expedientes que tengan documentación denaturaleza diversa o compleja, se pueden archivar en subcarpetas dentro de la carpeta del expediente, formando grupos homogéneos.
Nombre: Del archivo de gestión
Titulo o concepto del expediente...