Organizacion de eventos

PROCEDIMIENTOS

AREA:

GENERALES

CONSECUTIVO

P-GEN
DIA 29

003
MES 04

2010
AÑO 2010

TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA EL PRESTAMO DEL AUDITORIO

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Cómo solicitar el auditorio para un evento

Este documento ilustra la manera y el procedimiento como se seguirá solicitando el derecho de uso del Auditorio. La solicitud o reserva del Auditorio deberá hacerse con 15días de anticipación. La solicitud debe hacerse al Coordinador de Servicios Generales. La solicitud debe llenarse en un formato, el mismo que se enviará diligenciado vía correo electrónico. En el formato encontrarán todo lo que deben relacionar o requerir para el día del evento. La solicitud debe enviarse al Coordinador de Servicios Generales, con copia al Coordinador de Informática y Sistemas. 6.El coordinador de Servicios Generales deberá llevar una planilla donde registre todas las solicitudes que le hagan, y así saber sí se puede o no, prestar el Auditorio. 7. El coordinador de Servicios Generales, pasará la lista de requerimientos del evento al personal de Servicios Generales, lista que corresponde al formato diligenciado por la persona solicitante y donde el listado derequerimientos deberá ser firmado con antelación por la persona solicitante y el Coordinador de Servicios Generales. 1. 2. 3. 4. 5.

Pasos del Procedimiento para la solicitud del Auditorio. 1. Diligencie el formato de Excel “Solicitud Auditorio.xlxs”. Este formato está en Excel y cada área deberá tener uno para ser diligenciado y enviado por correo electrónico al Coordinador de Servicios Generales. 2. ElCoordinador de Servicios Generales deberá verificar sí hay disponibilidad o no del Auditorio, para lo cual deberá responder mediante correo electrónico a la persona solicitante. 3. El Coordinador de Servicios Generales imprimirá la solicitud de la persona y terminará de diligenciar sobre el formato, todo lo concerniente a las consideraciones especiales de ese evento puntual. 4. El Coordinador deServicios Generales hace firmar del solicitante la solicitud o requerimiento de uso del Auditorio, es decir, hace firmar el formato: “Solicitud Auditorio”. 5. El Coordinador de Servicios Generales deberá indicar al solicitante que esté 15 minutos antes del inicio para verificar que todo esté tal como se solicitó. 6. El Coordinador de Servicios Generales debe pasar la programación del evento alpersonal de Servicios Generales. 7. El personal de Servicios Generales, deberá seguir todo el protocolo de preparación y entrega del Auditorio al solicitante. 8. El personal de Servicios Generales, deberá hacer firmar una planilla en la que se relacione todos los elementos que se prestan durante la realización del evento. La planilla debe ser firmada por el expositor y por el personal de ServiciosGenerales. 9. El personal de Servicios Generales deberá ejecutar el procedimiento para apagar, guardar y proteger todos los elementos que se prestaron para el evento.

Políticas para el préstamo del Auditorio: 1. Se debe solicitar con 15 días como mínimo de anticipación. 2. Debe estar previamente la solicitud firmada y aprobada por la Coordinación de Servicios Generales. 3. 15 minutos antes de iniciarel evento, debe estar el expositor para coordinar con él todos los recursos que se entregarán. 4. No se debe permitir el ingreso de alimentos y bebidas a ninguno de los auditores. 5. No se debe permitir fumar en todo el recinto. 6. El aire acondicionado y todos los elementos y equipos del recinto, deben ser operados únicamente por personal de Servicios Generales o de Informática.
PROYECTÓ CARGOAPROBÓ CARGO FIRMA

RODRIGO CUESTA

GERENTE

RODRIGO CUESTA A

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PROCEDIMIENTO PARA EL PRESTAMO DEL AUDITORIO

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7. El computador que lleve el expositor será manejado y controlado por él. 8. El personal de Servicios Generales y de Informática, no...