Organizacion documental

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DESARROLLO ACTIVIDAD No. 8

Con base en lo leído a través del curso y especialmente en la última unidad responde lo siguiente:
1. Que es un documento electrónico de archivo.
2. Que es un archivoelectrónico.
3. Consideras que todos los documentos electrónicos  que se generan y se reciben en todas la unidades administrativas deben ser considerados documentos de archivo.
4. Crees que elcambio de formato papel a formato electrónico supone también un cambio en el proceso de Organización Documental.
5. Que diferencias encuentras entre un archivo electrónico y un archivo físico.DESARROLLO
1. El archivado electrónico nos permite la creación de un repositorio de información en el que todo tipo de información estructurada o no estructurada, se puede guardar de forma central o enpools de información distribuidos. En el caso de la gestión conjunta de documentos electrónicos y en papel permite a los usuarios vincular transacciones con los documentos comerciales no estructuradoscorrespondientes. El archivo electrónico garantiza la seguridad prolongada de la información y permite, según su valor y el ciclo de vida dentro de los procesos comerciales, una conservación económica,protegida y accesible para futuras consultas y una gestión eficiente del ciclo de vida de la información.

2. Los motivos principales para la implementación de un archivo electrónico son en laactualidad las exigencias legales para la conservación a largo plazo y protegida contra revisión de documentos comerciales (Compliance), así como la necesidad de tener un acceso único a toda lainformación de la empresa para poder utilizarla en todo momento en los procesos de negocio.

3. Si, dependiendo el significado y la importancia de la información que contenga en su escrito, ya que enmuchas ocasiones lo que se recibe no es de importancia como para conservarla dentro del archivo de la unidad.

4. Es muy importante conservar ambos archivos, ya que es de vital importancia para...
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