organización bancaria

La organización de tu oficina
Contenido presentado por Nacional Financiera


Introducción

Te haremos algunas recomendaciones que te permitan controlar tu sistema contable y tu oficina; es decir, respecto al sistema contable te explicaremos qué es lo que se debe hacer una vez que el negocio ya opera con una chequera y, después de dar y pedir comprobantes de todas las operaciones querealiza.

El control del sistema contable

Es oportuno conocer, desde un punto de vista práctico, cómo puedes crear y controlar, con esos instrumentos, el sistema contable de tu negocio.

En primer lugar, es muy importante mencionar que la contabilidad de todo negocio es indispensable ya que, por un lado, constituye el sistema de información básica, del mismo y, por otro, cumple con diversas leyesde índole fiscal y comercial que obligan a llevar correcta y oportunamente la contabilidad del negocio.

Asimismo, es importante recordar que no se pretende que conozcas-exactamente cómo llevar la contabilidad de tu negocio, sino que, bien sea con los servicios de un contador interno o externo, sepas cómo supervisar el adecuado manejo de la documentación o, en su caso, entregarla de la mejorforma posible al contador externo, para evitar confusiones posteriores.

El siguiente paso consiste en clasificar y ordenar tus operaciones y comprobantes en sus pólizas respectivas. Las pólizas a que nos referimos son las que aparecen a continuación:

Póliza de egresos o cheque.
Póliza de ingresos.
Póliza de diario.
Estas pólizas no son más que unas formas de papel en las cuales elcontador elabora el asiento contable de la operación; pero, además de esta importante función, en ellas se describe el movimiento realizado, anexando físicamente el comprobante de la operación respectiva.

Así, la existencia de tres tipos de póliza diferentes tiene por objeto facilitar e identificar el tipo de operación que se está reflejando en cada póliza.

Póliza de egresos o cheque

En estetipo de póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio en las cuales se haya elaborado un cheque como medio de pago; es decir, la póliza de egresos o cheque, como su nombre lo indica, es la que se elabora cuando la operación implica una salida de dinero del banco a través de un cheque.

Asimismo, es importante recordar que adicionalmente a los requisitospara su correcto llenado, es necesario que siempre tenga anexo el comprobante que está dando origen al pago con cheque.

Así, por ejemplo, las operaciones que se registrarían y los comprobantes que se anexarían a una póliza de egreso o cheque serían los siguientes:

a) La compra de materia prima, cuando se paga al proveedor con un cheque y nos entrega una factura.
b) La compra de herramientapara el negocio, por la cual hacemos un cheque y nos dan una factura.
c) Cuando cambiamos un cheque en el banco por efectivo para pagar el sueldo a los trabajadores, con el correspondiente recibo firmado por ellos.
d) Cuando pagamos con cheque los impuestos del negocio y tenemos la forma de pago de impuestos debidamente llenada, firmada y sellada por el banco.

Ahora bien, una vez que ya sabesqué tipo de operaciones y comprobantes debes identificar y tener para elaborar una póliza de egresos o cheque, te mostraremos cómo es una póliza de este tipo y los datos que debes anotar en ella, para que posteriormente el contador elabore el registro contable respectivo.

De los datos que contiene una póliza de egresos, cuando el negocio lleva a cabo alguna operación en la cual se tenga queelaborar un cheque, tendrás que llenar los siguientes espacios.

Copia del cheque

En este espacio, si es posible, debes poner una copia del cheque que se elabore, cuidando que queden claramente los datos sobre cantidad, fecha, beneficiario y número de cheque. En caso de que no puedas contar con una copia del mismo, deberás escribir los datos antes mencionados claramente, ya sea a mano o de...