Para Que Sirven Los Organigramas

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¿PARA QUÉ SIRVEN LOS ORGANIGRAMAS?

Herramienta de comunicación

Al constituir una fuente de consulta oficial, le sirve al usuario para obtener una imagen formal y de conocimiento general de la organización, ya que brinda información sobre división de funciones, niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, relaciones de dependencia y de coordinación, canales formales decomunicación, la naturaleza lineal o staff de las unidades, entre otros. Adicionalmente se emplean como instrumento de información para los funcionarios de la institución, ya que les permite ver la posición relativa que ocupan, la relación que tienen con el resto de la estructura y las posibilidades que tienen para ascender a otras posiciones dentro de la organización.

Instrumento de análisisSirven para diagnosticar y analizar las estructuras con miras a replantearlas y adecuarlas a las necesidades del momento. Puesto que el organigrama muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar la organización en un organigrama, puede mostrar inconsistencias y complejidades, sus puntos fuertes y débiles y generar la necesidad de su corrección. A los analistasorganizacionales les sirve para aclarar sus ideas; se puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo mejor de lo que se podrían obtener por medio de una larga descripción. Además, le sirve como historia de los cambios y guía para planear una expansión o proyección de la entidad con planes a corto y largo plazo.

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

No son unarepresentación exacta y completa de la realidad, ya que únicamente ilustra algunas relaciones en el nivel de la organización formal. Así por ejemplo, muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones informales que se dan en una organización, ni cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. Las personas pueden confundir las relaciones de autoridad con la posición en laestructura. Ejemplo: el funcionario ubicado en una unidad staff que depende del jerarca de la organización y que se localiza en la parte superior del organigrama, no implica máximo nivel de autoridad; contrario a un funcionario de línea regional que aparezca uno o dos niveles por debajo y, sin embargo, poseer suficiente autoridad en su ámbito de acción. También tiende a exacerbar en las personasel sentimiento de ser superiores o inferiores y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación de "propiedad". Aunque una buena elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en la gráfica estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse así. Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solíanser, y no cómo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse con alguna periodicidad para estar permanentemente actualizada.

EL DISEÑO DEL ORGANIGRAMA

La elaboración de un organigrama puede obedecer a las siguientes situaciones:

- la representación de una organización nueva
- la representación de una organizaciónexistente
- modificación de la organización existente con miras a efectuar ajustes básicos, de alcance medio, o globales.

Por consiguiente, debe ser el resultado de un proceso integral o parcial de reorganización administrativa y debe tomar en cuenta algunos elementos como los que se detallan a continuación:

a. Tipo de organigrama a elaborar. El organigrama elegido permite visualizar elcriterio con que se ha procedido a la desagregación; por ejemplo, aplicando un criterio funcional o agrupación de segmentos de trabajo, procesos.


b. Procedimiento para la elaboración y/o actualización de organigramas, lo que conlleva autorizaciones internas para realizar el estudio, integración del equipo de trabajo, determinación del programa de trabajo y capacitación.





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