Piramide documental

ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ANEXO 1.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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I. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
1er. Nivel
Manual de Calidad:
Documento general que describe el SGC y
establece las políticas generales y procesos
2do. Nivel
Macroprocesos y procesos:
Documentos que especifican las características
de los macroprocesos, los procesos y susprincipales rasgos diferenciadores.
Mapa de macroprocesos, Caracterizaciones de
procesos
3er. Nivel
Procedimientos:
Documentos que describen la forma como se
ejecutan las actividades de un procedimiento,
los formatos asociados a ellos, las guías y los
instructivos.
4to. Nivel
Registros del SGC
Documentos que presentan resultados
obtenidos y proporcionan evidencia de
actividades desempeñadas.
II. ESTRUCTURADE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento del SGC está compuesta por su encabezado, el contenido
específico y un pie de página, como se muestra a continuación:
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ANEXO 1.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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A continuación se describe en detalle cada campo y se establecen las directrices generales para sugestión:
Encabezado:
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación y se ubica en
todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:
VERSIÓN
MACROPROCESO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
PÁGINAS:
CÓDIGO
LOGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
PAGINACIÓN
El encabezado se aplica a los siguientes documentos:
⎫
⎫
⎫
⎫
Manual de Calidad
Caracterizaciones de procesos
Procedimientos
Guías eInstructivos (si aplican)
NOTA: No incluyen este encabezado: documentos internos y externos que se encuentren estandarizados dentro del Manual
de Identidad Visual de la Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, otros. Así mismo,
los formatos generados por los sistemas de información como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros, los cuales
conservan su estructurapreestablecida.
A continuación se muestra el detalle de cada campo del encabezado:
a. Logosímbolo: El logosímbolo a usar en los documentos es el definido para aplicación lateral
nivel 1, por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:
Para efectos de la identificación de los documentos, el logosímbolo no hace referencia a
dependencias, sedes o procesos.ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
ANEXO 1.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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b. Nombre del macroproceso: En esta casilla se cita el nombre del macroproceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.
c. Nombre del documento: En esta casilla se cita el tipo de documento (Manual,
Caracterización de proceso, procedimiento,guía o instructivo), información que relaciona el
contenido del mismo y el titulo del documento que se va a referenciar.
d. Código: La codificación de los documentos es alfanumérica, como se señala a continuación:
COBERTURA
DEL
DOCUMENTO
TIPO DE
DOCUMENTO
CÓ DIGO DEL
PROCESO
X
XXXXX
IDENTIFICACIÓN
FACULTAD
XX
XX
XXX
XXX
CONSECUTIVO
DEL
DOCUMENTO
CÓ DIGO DEL
MACROPROCESO
♣
Primer ysegundo campo alfabético: Corresponde a la letra que define la cobertura del
documento de acuerdo con la siguiente tabla:
COBERTURA DEL DOCUMENTO
TODA LA UNIVERSIDAD
NIVEL NACIONAL
CÓDIGO
U
N
SEDE BOGOTÁ
SEDE MEDELLÍN
SEDE MANIZALES
SEDE PALMIRA
SEDE ORINOQUIA
SEDE CARIBE
SEDE AMAZONIA
B
M
Z
P
O
C
A
Ejemplo:
COBERTURA:
PARA LA UNAL.
U
NOTA: Para codificar documentos propios de laFacultad de Ciencias Económicas/Centro de Investigaciones para el
Desarrollo, CID, se utiliza la letra correspondiente a la Sede Bogotá, separada por un guión, de los campos que la
identifican - FCE
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ANEXO 1.
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Ejemplo:
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BM
FCELH
FACULTAD DE
CIENCIAS ECONÓMICAS
BOGOTÁ
♣
Tercer...