Plan de comunicacion interna

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
1. Concepto
El Plan de Comunicación del Área de Alumnos es un instrumento para definir las
necesidades de comunicación entre los miembros del Área y evaluar la eficacia de las
vías actualmente utilizadas para, en su caso, optimizarlas e incorporar acciones de
mejora.
Pretendemos estructurar formalmente los canales de comunicación evaluando el grado
decomunicación existente en el Área.
Ventajas:
− Mejorar la gestión y la eficiencia
− Mejorar las relaciones entre los distintos niveles
− Mejorar la comunicación, motivación y promover la participación de manera que
transmitamos una imagen positiva hacia el exterior, mejorando la imagen externa de
la Universidad.
2. Responsables:
Se constituye un grupo de trabajo formado por la Dirección delÁrea/Grupo de Mejora.
3. Destinatarios:
Todas las personas que desarrollan su trabajo en el Área de Alumnos. Posteriormente
se procurarían extenderlo a los Centros/Unidades.
4. Diagnostico:
Básicamente hay que distinguir
4.1. Tipos de comunicación:
-

Descendente: desde un nivel jerárquico superior a uno inferior.

-

Ascendente: Desde un nivel jerárquico inferior a uno superior.

-Horizontal: Entre funcionarios o personal del mismo nivel o entre los componentes
de un grupo de trabajo.

Habría que analizar los puntos débiles de la comunicación:
Si existe participación e implicación de la plantilla en los objetivos a cumplir.
¿Es necesaria una comunicación ascendente para contar con la experiencia, comunicación
y participación de la plantilla?
Hay que considerar que existeun Buzón de Sugerencias que permite canalizar las
opiniones del personal.
Para que el diagnóstico se ajuste a la realidad habría que hacer una encuesta entre el
personal.

4.2 Elección de medios
Para una elección adecuada de los medios conviene tener en cuenta el fin del mensaje y el
tipo de información que se desea comunicar.
a) Soporte escrito:
•
•
•
•

Memorándums
InformesTablones de anuncios
Buzón de sugerencias

b) Soporte electrónico:
•
•
•
•

WEB de la US
Correo electrónico / listas de distribución
Wiki
Buzón virtual de sugerencias

c) Soporte oral:
•
•
•

Reuniones
Entrevistas
Teléfono

4.3. Nivel de difusión
Hay que definir distintos niveles de difusión, según se vaya a difundir la información a todo
el personal o tan solo a una parte.4.4. Temporalización
Referida tanto al tiempo que se empleará en emitir una información como para actualizar
una información ya comunicada con anterioridad (instantánea, diaria, semanal, anual,
permanente (sólo modificadas con actualizaciones).
4.5. Tipo de información que se va a difundir
Información que afecta a la normativa y a los procedimientos relacionados con los
estudiantes así comoinformación institucional externa o interna que afecte al personal y al
Área.

4.6. VÍAS DE COMUNICACIÓN INTERNA

CANAL

CONTENIDO DE LA
INFORMACIÓN

OBJETIVO

EMISOR

Memorándum

Dictado y solicitud de
instrucciones, peticiones de
informes, emisión de informes.
NO se registran

Comunicación entre la
Dirección, Jefes de
Servicio/otros funcionarios

Dirección
OtrosTeléfono

Asuntos relacionados con el
trabajo diario que no requieren
contestación escrita o sean
urgentes

Fluidez
Efectividad

Todos

Reuniones

Convocatoria según
procedimiento
Debates. Sugerencias,
Propuestas.

Abordar problemas
Planificar procesos
Buscar soluciones/Decidir
Revisión procedimientos

Dirección/Jefes de
Servicio/personal

Entrevistas

Asuntos relacionadosO NO
con el trabajo diario

Recabar o intercambiar
información

Tablón Anuncios

Información de interés general

Buzón
Sugerencias

FORMAL

INFORMAL

ORAL

X

ESCRITA

ONLINE

X

X

x

X

X

X

Según el contenido

X

X

X

Información al personal

Según contenido

X

X

Sugerencias

Denunciar y proponer

Todos

X

X

Correo...