planeación y manejo de eventos

“Planificación y Manejo de eventos”

Antes de organizar cualquier evento se debe tener claro que lo mas importante en uno de estos son la salud, seguridad y bienestar de los organizadores, competidores y subcontratados. Hay que considerar que planear con estos fines debe comenzar a la par con la planeación del evento en sí.

El objetivo de esta sección es ayudar a los organizadores a planeary manejar eventos de forma segura. Explica los principios que apuntalan un manejo saludable y seguro además de generar una base que los organizadores pueden adoptar para manejar eventos de forma segura.

Manejo en función de la seguridad y salud.

Los elementos claves de un manejo exitoso son:

• Crear una política de seguridad y bienestar.
• Planear para poner en práctica esa política.
•Organizar una estructura de manejo efectiva.
• Monitorear el desarrollo de la seguridad y salud.
• Revisar y mejorar el desarrollo continuamente.

Política de seguridad y bienestar.

Una política de seguridad es un documento que demuestra a otros que los organizadores conciben la seguridad y bienestar como parte integral y fundamental de la organización en todos sus niveles además designificar como la organización pone en acción sus normas.

Las políticas de seguridad deben contener detalles de la organización, que muestren como se pone en práctica la política. Esta parte describe los roles y responsabilidades de otras personas a las que se le han dado tareas de seguridad, estas tareas no pueden ser delegadas.
Esta sección de organización también puede contener otras materias,como por ejemplo, un diagrama que muestre la delegación de tareas, la nómina de autoridades y los recursos disponibles para la seguridad y salud.

Algo que hay que tener siempre presente en al organización de eventos es que la seguridad cuenta para todos por igual, es por esto que no hay que arriesgar nada que afecte la integridad de los participantes del evento, ya sean competidores,organizadores o subcontratados.

La política de seguridad debe ser creada, evaluada y revisada para cada evento en particular pues las exigencias y condiciones varían de evento en evento. No se puede pensar que dos eventos tengan la misma política porque son parecidos nada mas, se debe considerar todos los factores atingentes, desde el clima hasta la cantidad de personal.
Lo mas importante de la políticade seguridad es que define la estructura y jerarquía de las responsabilidades a lo largo de la duración del evento y estos detalles quedan respaldados.

Planear en función de la seguridad

El planeamiento efecto se concibe como prevenir mediante la identificación, eliminación y control de riesgos y peligros
Este proceso de revisión requiere muchísimo tiempo variando según el tamaño y tipo delevento. Para eventos grandes se recomienda planear con 6 meses de anticipación siendo 3 meses la cantidad mínima y crítica.

Las fases de un evento

Podemos considerar el desarrollo total de un evento dividiéndolo en sus partes. A continuación se detallan:

• La construcción, que involucra el diseño, selección de personal, definición de etapas, marcas, definición de terreno, etc;
• Lapuesta en escena, que involucra el manejo para la recepción e instalación segura del equipo y servicios que se usarán en el evento.
• El “show”, involucra planear manera efectivas de reaccionar frente a contingencias tales como emergencias e incidentes importantes durante el desarrollo mismo del evento.
• El desarme, contempla la desmantelación del equipo utilizado de forma segura y eficiente.
• Lafinalización, contempla planear el control de los riesgos al terminar el evento y la desmantelación de la infraestructura. Colección de basura, papeles y otros debe ser considerada en el manejo de eventos.

Planeando la construcción

Para minimizar riesgos en esta etapa se debe considerar la seguridad en todo momento. Tanto en la implementación de la estructuras como en su transporte y mas...