PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS.

PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS.
¿Qué es esto?
Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de lainstitución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentarla productividad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público.
Presupuesto de Compras
El presupuesto de compras se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboración de losproductos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuántas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacará el presupuesto de compras.
En otras palabras el presupuesto de compras prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se compraran durante determinado período. Generalmente se hacen en unidades ycostos. Este presupuesto traza el rumbo y describe los planes de las compras en términos financieros. El presupuesto de compras puede ayudar a la compañía a navegar durante el año y reducir los resultados negativos.
En este presupuesto se incluye únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricación.
Es un plan deacción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

El Plan de Compras es el programa de compras a realizar en un período determinado, ya sea de materias primas y materiales, productos terminados yotros.
Todo esto se inicia estableciendo volúmenes o cantidades de productos a comprar, alos cuales se les aplica el precio estimado que los proveedores van a cobrar.

Este plan valorizado se convierte en el Presupuesto de Compras, el cual se integra al Presupuesto General de la empresa. Toda esta información está contemplada por cuotas mensuales, por cada uno de los ítems que se van anecesitar que estén en la compañía para proceder, ya sea a producir bienes para la venta o para vender y atender el mercado.

Beneficios del Presupuesto de Compra
• Indica las necesidades de materia prima para determinado periodo presupuestal, evitándose así cuellos de botella en la producción por falta de abastecimiento.
• Genera información para compras, lo que permite a este departamentoplanear sus actividades.
• Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima.
• Ejerce el control administrativo sobre la eficiencia con que se maneja la materia prima.
El proceso de compras
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
• Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surjala necesidad.
• Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
• Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hayque estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
• Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
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