Planeamiento de flujo de trabajo para protocolos administrativos

Planeamiento de flujo de trabajo. Para cada proceso
Etapa 1
Entrevista 1: Para esta, y todas la entrevistas, se deberá contar con una cámara o grabadora para optimizar el proceso de recopilación dela información. Se aplicará una entrevista estructurada y una serie de cuestionamientos enfocados en el proceso y su entorno.
Diagrama de flujo 1: Conforme a la información recopilada por medio delanterior instrumento, se elaborará un diagrama de flujo del proceso analizado. Dependiendo de los intereses que se tengan en el proceso se elaboraría: Diagrama causa-efecto, diagrama de Gantt y unatoma de tiempos y movimientos (en el caso de tiempos y movimientos se debe realizar un análisis estadístico y un diagrama de movimientos).
Mapa de componentes: listado de los documentos, cuantas copiasde cada documento se elaboran, quién recibe cada una de las copias y original de cada documento, quién los elabora, para qué y por qué se elabora, cuales son las políticas para estos documentos yposiblemente un ejemplo o machote.
Normas operativas: Se establecen todas las normas de tipo operacional o “reglas no escritas” que incumben al proceso. En este caso se establece si está vigente o no,utilidad, motivo y trascendencia.
Políticas administrativas: Apartado con una enumeración de las políticas que afectan el proceso de manera directa e indirecta tales como: topes financieros, firmas yavales, cantidad de documentos, y otros.
Protocolo 1: Resumen de las diversas etapas del proceso en el cual se expresan todas las normas operativas, políticas y forma efectiva de llevar a cabo elproceso de forma estandarizada.
Etapa 2
Entrevista 2: Para Se aplicará una entrevista estructurada y una serie de cuestionamientos enfocados en el proceso y su entorno. Además de recopilar informaciónextra que no se recopilara en la entrevista 1 y dudas surgidas en el periodo de análisis, se debe corroborar la correcta descripción del proceso y un coherente análisis. Esto se hace conjunto al...