Planificacion De La

PLANIFICACION DE LA AGENDA DEL DIRECTOR

Actividades personales o familiares
Planificación daría, mensual y anual.
Programación de actividades de reservación.
Viajes de trabajo
Organización del viaje:
Al regreso del jefe se debe
Actividades de renovación.
Ejemplo de actividades de renovación
Programas de actividades de inauguración de una empresa.
IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS ACONSIDERAR EN LA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

Beneficios
Recursos técnicos.
Recursos económicos.
Concepto cronograma de actividades
Diagrama de Gantt
Delegar actividades
Priorizar actividades
ORGANIZACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJO

La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente la información y tenemos que consultarla pararecordar la información.

Existen varios tipos de agenda:
      - Agenda normal o estándar: Sencilla con todo lo imprescindible.
      - Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están diferenciadas por separadores de colores.
      - Agenda electrónica: Son prácticas por la gran cantidad de información que almacenan en el mínimo espacio.
      - Agenda deordenador: Están en el ordenador (Outlook)

Partes mínimas de una agenda
      - Listín telefónico y de direcciones
      - Calendarios: Año actual, anterior y posterior
      - Planning: Suele ser mensual
      - Dietario: Apuntado normalmente por horas

Agendas que usa la secretaria

- Agenda de la secretaria:
          En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización yentrega.

- Agenda del jefe:
          En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestión de la agenda del jefe

Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:
      - Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.
      - Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estosmomentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él.
      - Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para la gestión de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada.
IDENTIFICACIÓNDE LAS CAUSAS DE ALTERACIONES EN LA AGENDA DE TRABAJO.
Concepto
• VISITANTES INESPERADOS: son personas que se presentan sin haber sido agendadas previamente. Casi nunca se debe estar disponible para las visitas inesperadas. En algunos casos puede ser necesario y adecuado recibir a una persona sin previa cita. Sin embargo siempre que se pueda se ha de derivar la visita a otra persona.
POSIBLESSOLUCIONES:
* Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
* No permitir que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
* Recibir a los visitantes fuera de la oficina.
* Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
* Delimitar el tiempo con las personas.

• Asociados y otros ejecutivos: Con asociados y superiores 
El presidentedesempeña una función importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del día.
▪ Con compañeros de trabajo y otros ejecutivos
En las reuniones de trabajo, lo más frecuente es que la gente sea convocada en función de la posición que ocupan. A veces pasa con frecuencia que la persona convocada no puede asistir por tener algún otro asunto importante entre manos, y enese caso manden a la reunión un representante. A veces éste podrá enfrentarse con todos los asuntos del mismo modo que lo haría su superior, pero en otras ocasiones puede encontrar dificultades con alguno de los temas que pudieran surgir. 
También puede suceder que las personas elegidas para integrar un la reunión no sean las más capaces, con lo que los procedimientos de la reunión se verán...