Planificacion del presupuesto de compras

La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de varias etapas:
Levantamiento de requerimientos
Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va anecesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios delimpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras período.
Programación de las compras
Con la información recogida y sistematizada en la etapa delevantamiento de requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.
Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán losbienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cadauno de los procesos de compra y contratación.
Control y seguimiento de la ejecución del plan.
El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar ytransparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos losavances y resultados, identificando:
-Compras realizadas de acuerdo al plan.
-Compras no realizadas de acuerdo al plan.
-Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o
plazoque lo estimado).
-Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan
las desviaciones respecto al plan.
Al analizar la información que se recoge de este proceso seránecesario poner atención en las causas que pueden explicar las desviaciones ocurridas entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que algunas de estas desviaciones se expliquen por...