presupuesto de compras

EL PRESUPUESTO DE COMPRAS MARCO TEÓRICO.

Es el departamento de compras el encargado de la programación en la correcta y oportuna adquisición de materiales necesarios para la producción. Para ello debe prever situaciones de crisis en las que el abastecimiento de materiales no sea entorpecido, a través de medidas de seguridad, como los contratos de abastecimiento y los volúmenes y plazos deentrega establecidos en ellos, protegiendo la inversión de una falla en el suministro, o bien de un alza violenta en los precios. Básicamente, la planificación de las compras debe considerar:
1. las facilidades de almacenamiento.
2. costos y seguros de almacenaje, descuentos por pronto pago y al mayor.
3. disponibilidad de capital de trabajo.
4. intereses de capital inmovilizado.
5.perfectibilidad de los materiales.

Para desarrollar el presupuesto de compras, el Gerente de Compras debe considerar los siguientes aspectos:
A. Apegarse a las políticas de la administración en lo referente a los niveles de inventario de materiales y partes.
B. Determinar el número de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes.
C. Estimar elcosto unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse.
Para lo anterior debe mantenerse un INVENTARIO MÍNIMO DE MATERIALES que, objetivamente, orientará la programación de las compras. El precio al que habrá de referirse será el de factura, incluyendo todos los gastos acarreados en su colocación en el Departamento de Producción. Toda esta planificación le proporciona a la empresa unelemento de control, fijando responsabilidades de envergadura. Con este procedimiento podrán detectarse a tiempo posibles fallas, evitando el abarrotamiento y/o escasez de insumos y posibles demoras en la producción.
En la selección de insumos, la Gerencia de Compras se proyectará hacia la mejor calidad al más bajo precio. De igual modo, el establecimiento de los niveles mínimos y máximos deinventario de materiales permite un óptimo control y se convierte en la mejor referencia de planificación de compra. Las desviaciones no serán atendidas por la Gerencia de Compras sino por los ejecutivos pertinentes, responsables de la toma de decisiones macro, dentro de la empresa. Si, repentinamente, bajan los precios, esto no significa que debe comprarse, inmediatamente, materiales en cantidadsuperior; es preciso evaluar otros gastos incurridos, es decir, una evaluación panorámica de las condiciones de compra. Ante fluctuaciones de la demanda, lo más aconsejable es recurrir a la experiencia o a la historia organizaciones, que resulta más confiable que lo aparentemente deducible a partir de los cambios del ambiente. Luego del análisis de tendencia de ventas y/o precios, habrá deconsiderarse cómo afecta en estos los indicadores del mercado y de la economía mediante procesos estadísticos. Ahora bien, los niveles de inventarios son controlados mediante el establecimiento de criterios mínimos y máximos que permitirán determinar las compras mínimas y máximas y establecer así un nivel medio de compras oscilante, según variaciones. Se basa en volumen de materiales requeridos más elnivel de inventario preestablecido, menos el inventario inicial:

Pc= Mr + If Ii
Pc: Presupuesto de compras
Mr: Material requerido para la producción.
If: Inventario final de materiales.
Ii: Inventario inicial de materiales.

El presupuesto de compras debe arrojar los siguientes datos:
a. Las cantidades de cada clase de materiales que han de comprarse en cada período.
b. Fecha en queha de comprarse.
c. Estimación de los costos de las compras de materiales.

De la Gerencia de Compras depende de la disponibilidad, por parte de la planta, de los insumos necesarios para la producción. Esta planificación no deberá ser estricta y rigurosa al momento de su aplicación: debe conservarse cierta elasticidad, proporcionada por los niveles de inventario, entre el presupuesto de...