Planificacion

BIBLIOS. Año 4, No.15, Abril - Junio 2003

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Algunas proposiciones en planificación para formular una
prefactibilidad de implantación de un archivo universitario

Por :
Sergio Escobedo
Asesor en Scope Ingenieros Asociados (Chile)
Correo electrónico: sergioescobedo@vtr.net

Resumen
Desde un punto de vista de la planificación y prefactibilidad, el artículo analiza y
describe tresaspectos que el archivero debe considerar en una primera aproximación a
la idea de un proyecto de Archivo Universitario, planteando con claridad a las
autoridades universitarias antes de levantar el proyecto definitivo. Estos aspectos son:
primero, el tema técnico en el contexto archivístico, proponiendo el depósito como punto
de partida en el diseño y construcción del archivo; segundo, larelación que se debe
propiciar entre el archivo y la organización para armonizar empleados + procedimientos
de trabajo + documentación + organización, obteniendo como resultado una mejor
comunicación y coordinación en la ejecución del proyecto y el desarrollo futuro del
archivo; y finalmente el financiamiento, analizando las inversiones a presupuestar y los
costos a cubrir en la implantación delproyecto.

Palabras clave: Archivos universitarios ; Evaluación de proyectos

Introducción
Cómo abordar una idea y comenzar a intervenir en su desarrollo encaminándola hacia
hechos tangibles y duraderos; cómo saber si los pasos que se ejecutarán en la
planificación serán los adecuados o si en el transcurso del proceso se producirán
desviaciones que comprometan los resultados finales, sinduda hay muchas preguntas y
consideraciones que hacer antes de abordar el desarrollo de cualquier iniciativa
emprendedora, la respuesta a estas inquietudes para algunos surge de inmediato
“planificación”. Planificar es una actividad mental y creativa del trabajo sobre qué se
debe hacer, cómo, en qué lugar, por quiénes y con qué.

Escobedo - Algunas proposiciones en planificación

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Sisituamos el concepto de planificación, a través de miradas competentes podemos
encontrar, en la administración tradicional a Koontz que expresa que “planificación es la
elección de misiones, y objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos,
que para lograrlos, hay que tomar decisiones y la selección de un curso de acción entre
varias opciones;”1 la planificación orientada alcambio y al logro para Sapag representa
“planificar constituye un proceso mediador entre el futuro y el presente;”2 por otra parte,
sobre la planificación como elemento articulador McClure propone “conseguir la
perfección es llevar a cabo una idea, el proceso de planificación ayuda a articular dicha
idea;”3 desde un punto de vista de los planificadores sociales al respecto nos dice
Pérez Serrano“la planificación implica saber dónde estoy y donde parto, con qué
recursos cuento y que procedimientos voy a utilizar para llegar a la consecución de una
meta;”4 siguiendo en el contexto social planificar para Tobon “el proceso de
planificación debe ser visto como aquel en el cual se diseñan ordenadas y lógicamente
las actividades, que requiere cada etapa para alcanzar los objetivos que seproponen.”5
En definitiva estas posiciones solo representan una de tantas formas de entender y
asumir la planificación. Por consiguiente los conceptos vertidos por los autores sugieren
que la planificación asumida como engranaje permanente durante todas las fases de
intervención en un proyecto indica que va en la dirección correcta.
Pero antes de pronunciarme sobre lo sustantivo del contenido delartículo, es necesario
ir desencadenando los eslabones de nuestra cadena hacia la ejecución del proyecto; el
primer eslabón lo constituye la identificación e incubación de una idea como alternativa
de desarrollo de un proyecto, que puede surgir por ejemplo, como consecuencia de
problemas org anizacionales que requieren de una solución consistente, un aumento del
proceso productivo de una...