politica de gastos

1. PROPOSITO

Establecer los lineamientos para la administración y control de gastos de negocios necesarios y razonables en los que se haya incurrido el empleado y que se encuentren directamente relacionados con desempeño de sus actividades y responsabilidades.

Los empleados no deberán sufrir pérdidas financieras ni obtener ganancias de los gastos en los que se incurra al desempeñardichas responsabilidades.

Mantener un control sobre los gastos de Ecolab México a fin de obtener la máxima optimización y aprovechamiento de los recursos de la Compañía, procurando realizar los gastos de manera eficiente.


2. ALCANCE

Esta política es aplicable en todas las divisiones y departamentos de Ecolab; es decir a todos los empleados sindicalizados y no sindicalizados con derecho alpago de cualquier tipo de percepción por concepto de un trabajo personal subordinado.


3. RESPONSABILIDADES

3.1 Empleados de Ecolab

3.1.1 Asegurar que, de acuerdo al Código de Conducta de Ecolab, todos los artículos o servicios pagados por la Compañía sean consistentes con la ética comercial normal y aceptada en México, es decir, que se adquieran bienes y servicios a costos que no seanexcesivos, de procedencia legal y siempre procurando optimizar los bienes de esta empresa.
3.1.2 Mantener un estricto control del fondo fijo o crédito disponible en tarjeta de crédito corporativa (según sea el caso) previamente autorizado.
3.1.3 Presentar puntualmente las comprobaciones de los gastos realizados y en base a los requisitos establecidos en el procedimiento de Cuentas de Gastos deEmpleados.
3.1.4 Asegurarse de que la factura recibida por un pago hecho a nombre de la Compañía este llena de manera completa, con subtotal, IVA desglosado y total, así como que el RFC sea el correcto y la razón social, Ecolab, S. de R.L. de C.V., ya que de lo contrario la factura no será válida como comprobante.
3.2 Directores y Gerentes de Area

1.1 Autorizar los fondos fijos o crédito detarjeta corporativa del personal de su área.
1.2 Revisar y autorizar los reportes de gastos del personal a su cargo
1.3 Informar a sus áreas cuales son, en general, los gastos cubiertos por la Compañía, mediante la difusión de esta Política.
1.4 Autorizar al área de Finanzas el personal elegido para asignación de equipo de comunicación móvil.
1.5 En caso de designar a una persona que en suausencia pueda firmar las autorizaciones de reportes de gastos, informarlo a las áreas de Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos.

3.3 Area de Cuentas por Pagar a Empleados

1.1 Revisar que todos los reportes de gastos del personal de Ecolab cumplan con los lineamientos de esta Política y de los procedimientos relacionados y los gastos efectuados sean razonables.
1.2 Verificar que todos losgastos realizados por el personal de Ecolab sean consistentes con la ética comercial normal y aceptada por nuestro país y nuestro Código de Conducta.


4. DEFINICIONES

No aplica


5. ACTIVIDADES

5.1 Tarjetas de Crédito Corporativas (TCC)

5.1.1 Los empleados que viajan frecuentemente o que tienen la autorización de comprar artículos de bajo valor podrán tener una Tarjeta de CréditoCorporativa. Para la obtención de una TCC, la solicitud deberá ser autorizada por el jefe inmediato de quien será el empleado titular y entregada al área de Cuentas por Pagar a Empleados.
5.1.2 Esta tarjeta será la única que se utilice para cubrir gastos empresariales directamente relacionados con viajes, gastos de representación y/o negocios.
5.1.3 Ecolab pagará directamente el estado de cuentamensual. El titular de la tarjeta presentará su “Reporte de Gastos” reconciliando sus transacciones mensuales y presentando los recibos directamente al área de Cuentas por Pagar a Empleados.
5.1.4 Los gastos en efectivo se reembolsarán mensualmente a través de un depósito realizado directamente en la cuenta de banco del empleado.
5.1.5 Queda estrictamente PROHIBIDO el uso de la Tarjeta de...