Politicas De Gastos De Viaje

POLITICA DE GASTOS DE VIAJES

No. P-PL-01
REV. 0
FECHA: 15-MAR-11
HOJA 1 DE 6

AREA DE APLICACIÓN GENERAL

0

REVISIÓN No:
FECHA:

15-MAR-11

DESCRIPCIÓN (ÚLTIMA REVISIÓN):
ALTA DEL DOCUMENTO

ELABORADO:

REVISADO:
Oscar
Vallejo
2011.06.2
4 13:20:25
-05'00'

AUTORIZADO:
Adrian
Garcia Pons
2011.07.05
13:31:05
-05'00'

MANUEL JUÁREZ FONSECA
DIRECTOR DE CAPITALHUMANO

OSCAR VALLEJO RAMOS
CONTRALOR

ADRIAN GARCÍA PONS
VICEPRESIDENTE DE ADMINISTRACIÓN

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA
F-GI-08 Rev. 2

POLITICA DE GASTOS DE VIAJES

1.0

Objetivo
1.1

2.0

F-PL-01 Matriz de Gastos de Viajes.

Responsabilidades
4.1

5.0

Esta política aplica a todos los viajes de trabajo que realice todo el personal de Arendal
paracuestiones propias de la empresa, así como a los viajes de descanso del personal de
los proyectos o central al que tengan derecho de acuerdo a lo establecido en su oferta o
contrato de trabajo.

Formatos
3.1

4.0

Establecer de forma clara los parámetros y lineamientos a seguir para solicitar, utilizar y
justificar los gastos de viajes ya sean de trabajo o de descanso (cubiertos porArendal)
dentro de la empresa.

Alcance
2.1

3.0

No. P-PL-01
REV. 0
FECHA: 15-MAR-11
HOJA 2 DE 6

Es responsabilidad de todo el personal que realice viajes ya sean de trabajo o descanso
(cubiertos por Arendal), conocer y cumplir con todo lo establecido dentro de esta política.

Políticas
5.1

Dentro de la Matriz de Gastos de Viaje (F-PL-01) están establecidos los gastos de viajeautorizados para cada nivel de empleado que se tiene dentro de la empresa, sin embargo
a continuación se clarifican algunos aspectos respecto a esta Matriz:
a) Transportación
1. Toda solicitud de boleto de avión deberá realizarse en el formato correspondiente,
debiendo estar autorizado por el Director o Gerente de departamento en el caso de
oficina central y por el Gerente de Proyecto en elcaso de los proyectos.
2. La solicitud y el tramite del boleto será realizado únicamente por la persona
responsable en oficina central de esta actividad (Coordinador Administrativo), esto
será aplicable para todos los niveles con excepción del nivel 22 en adelante, lo cual
podrá ser realizado por las asistentes de vicepresidencia o presidencia.
3. Con relación a los descansos del personalconsiderado foráneo, en el caso de que
para llegar a su destino final, el empleado requiera abordar varios transportes, en
este caso se podrá utilizar transportación aérea o terrestre en todo el recorrido a su
destino final o la mezcla de ambos (aéreo-terrestre), recordando que solo se podrá
utilizar avión en los recorridos mayores a 500 Km para los niveles 7 en adelante y
en el caso de lasdistancia mayores a 1000 Km, todos los empleados foráneos
podrán viajar vía aérea.
4. Cuando se tenga situaciones especiales respecto a la ubicación del proyecto,
podrá manejarse una política particular para dicho proyecto.

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5. Además de la ubicación de un determinado proyecto, se deberáconsiderar la
disponibilidad y costos del transporte aéreo, por lo que también en estos casos
podrá existir una política de gastos de viajes especifica. En ambos casos (párrafos
4 y 5), estas políticas serán complementarias a la presente.
b) Hospedaje.
1.

Los gastos relativos al hospedaje serán aplicables únicamente para el caso de los
viajes de trabajo.

2.

Cuando se va a realizar unviaje de trabajo, se podrá solicitar un anticipo de gastos
al departamento de tesorería en el caso de oficina central, esto se realiza de
acuerdo al formato F-TS-04 haciéndose con base a lo establecido en la Matriz de
Gastos de Viajes (F-PL-01) y debe ser aprobado por el Contralor o por el Gerente
Administrativo. Este anticipo contempla los gastos de hospedaje, alimentos (ver
inciso c),...