Política de Cuentas por Pagar

POLÍTICA DE CUENTAS POR PAGAR

I.- PROPÓSITO:
Regular las bases para la emisión de pagos por concepto de adquisiciones o contratación de servicios, en xxxxx
II.- ALCANCE:
Es aplicable a toda la compañía xxxxx y a todos sus proveedores, acreedores y colaboradores.
III.- DEFINICIONES:
Los requisitos fiscales y administrativos para pago a proveedores, acreedores y/o colaboradores son losfactores indispensables de cumplimiento en la comprobación de pagos:
1. Factura o comprobante original firmada y fechada por el solicitante.
2. Las Rúbricas en cada uno de los documentos deben estar registradas en el “Catálogo General de Firmas” de xxxxx (ver Anexo 1)
3. Orden de compra debidamente autorizada (rúbrica y fecha) y con la información completa (condiciones de pago 30 días o más,centros de costo, número de cuenta contable, descripción muy detallada, etc)
4. Documentación soporte, llámense estos: testigos, cuadros con el detalle del importe, facturas de terceros, anexos o copia de parcialidades de convenios o contratos que validen el importe. Estos deben ser adjuntados a las facturas cuando el solicitante pretenda tramitar a pago en los días y horas estipulados por estapolítica.
5. Los archivos PDF y el XML de todas las facturas electrónicas siempre deben ser enviadas al correo xxxx@xxxx.com, sin excepción.
6. Todas las facturas electrónicas deben cumplir con los requisitos fiscales (ver Anexo 2).

IV.- EXPOSICIÓN DE LA POLÍTICA
1. El horario de pago será todos los días miércoles (proveedores de transporte) y viernes (proveedores de bienes y servicios) decada semana.
2. El horario de recepción de facturas son todos los días lunes hasta las 10am de cada semana (proveedores de bienes y servicios) y martes de 8am a 4pm de cada semana (proveedores de transporte)
3. Todo trámite de pago realizado extemporáneamente (fuera de lo estipulado en los puntos 1 o 2), se programará para el siguiente día inmediato de pago.
4. Los Solicitantes de bienes yservicios tendrán un plazo de 48 horas (2 días hábiles) para tramitar su factura para pago u optar por el punto 2 anterior.
5. En caso de que el Área de Cuentas por Pagar no cuente con los archivos PDF y XML, la factura tramitada por el Solicitante no será programada para pago.
6. La entrega de documentos para trámite de pago estrictamente debe ser de forma personalizada ya que el Depto. de Cuentaspor Pagar no se responsabilizará por documentos dejados en el área de trabajo del Analista de Cuentas por Pagar o por trámites efectuados por terceros (en caso de extravíos u omisiones).
7. Para cada trámite de pago realizado el Analista de Cuentas por Pagar expedirá un acuse de recibido (firmando y fechando copia de la factura)
8. Todo trámite de pago que implique proveedores y/o acreedoresnuevos se deberá cumplir con el Anexo 4.
9. Consulta de pagos de documentos mediante el número telefónico 5555 5555 Ext 555 o al correo electrónico xxxxx@xxxxxx.com .
10. Sólo se dará trámite a documentos para pago aquellos que reúnan los requisitos presupuestales (ForeCast), fiscales y administrativos.
11. No se podrán recibir solicitudes de pago de proveedores, colaboradores y/o acreedores sinla presentación de la factura original.
12. Para el caso de proveedores de transporte, las facturas deben ser entregadas de acuerdo a lo estipulado en el Anexo 3 .
13. Los cheques a favor de proveedores y/o acreedores invariablemente llevarán como beneficiario la razón social del proveedor y/o acreedor.
14. Sólo se expedirán cheques nominativos a favor del beneficiario.
15. No se expediráncheques menores a $1,000.00 (mil /100 pesos mexicanos).
16. Las solicitudes de pago por ANTICIPOS de compras o contratación de servicios por ningún motivo podrán exceder del 50% del costo total y sólo podrá otorgarse cuando las políticas de los proveedores y/o acreedores no estén en condiciones de prestar el servicio o efectuar la venta antes de recibir el anticipo (previa comprobación de dicha...