Políticas de viajes

Propósito:

Establecer los parámetros y lineamientos necesarios para la adecuada solicitud, autorización y ejecución de un viaje para un colaborador de la empresa.

Alcance:

Aplica para todos los colaboradores, o externos que requieran realizar un viaje de trabajo a cualquier lugar del país o extranjero.

Procedimiento:

# Actividad Responsable Referencia
1 Elaborar la solicitud deviaje especificando todos los elementos del mismo: Motivo, destino, fechas, hospedaje, traslados, anticipos, etc. Colaborador Solicitud de Viaje
2 Entregar solicitud a jefe inmediato para su autorización Colaborador
3 Autorizar y entregar solicitud al departamento de administración Jefe Inmediato
4 Revisar la solicitud y en caso de ser autorizada de acuerdo al perfil del viajero, realizar lacotización y confirmación de viaje en caso de ser necesario (Avión, Autobús, Hospedaje) Administración / QWT
5 Confirmar y comunicar al colaborador los itinerarios de viaje en caso de ser necesario Administración / QWT

Políticas:

Viáticos

• Para efectos fiscales todas las facturas deberán de tener R.F.C. de la empresa, fecha, domicilio fiscal, cantidad con I.V.A. desglosado y no deberánestar alteradas.

• Se deberá solicitar el envío de factura en formato PDF y XML al correo de administración@cqh.com.mx

• Los traslados de transporte (Taxis) serán solicitados vía requisición de efectivo o pagados por el colaborador y solicitar reembolso del mismo.

• Los traslados (viaje) serán autorizados de acuerdo a la siguiente tabla:

Distancia Transporte
100 Km 600 Km Autobús /Automóvil por autopista / Avión
*En caso de que el viaje sea por la noche, se considerara la estadía del trabajador en
el lugar o regresar por autopista. El viaje se podrá hacer por autopista si así lo autoriza su jefe inmediato.

• En caso de solicitar un vuelo, la solicitud de viaje deberá realizarse con una anticipación de 4 semanas anterior a la fecha del viaje. En este caso, se cotizaránlas líneas de bajo costo en clase turista. En caso de presentarse dos Aerolíneas con características similares al mismo destino, se tomará la más económica.

• Se puede solicitar un vuelo con menor tiempo de anticipación si lo requiere la operación, con previa autorización del jefe inmediato.

• En los gastos de taxi deberán dirigirse solo con los que expidan factura o recibo, y deberán anotarla ruta que realizo y justificar el costo del mismo.

• Solo se autorizan anticipos de viaje, llenando la solicitud de viaje con mínimo 7 días de anticipación al viaje. Los anticipos deberán ser justificados con comprobantes fiscales y/o recibos, máximo 10 días naturales después de haber concluido el viaje. Se podrán autorizar viajes en menor tiempo solo con autorización de la Dirección.

•En caso de no recibir anticipo de viaje, los gastos corren por cuenta del colaborador, siendo reembolsados después de su viaje mediante el reporte de informe de gastos, siendo reembolsados en la nómina inmediata después de presentarlos.

• Si el viaje fuese de ida y vuelta, se podrá pedir el efectivo de caja chica el mismo día, llenando la solicitud correspondiente (Solicitud de efectivo).

•Bajo ningún concepto será autorizado cualquier gasto excedente y/o no comprobado, así como los gastos PERSONALES o gastos NO autorizados de conformidad a las políticas vigentes, se descontarán directamente vía nómina.

• No se reembolsarán gastos por concepto de confitería, golosinas y frituras, por considerarse gasto no indispensable.

• No se reembolsará gasolina pagada en efectivo por ser ungasto no deducible y solo en caso extremo se autoriza siempre y cuando tenga anexo el recibo de pago, acompañado de la factura correspondiente.

• No se autorizan gastos en lugares de diversión.

• Es responsabilidad del viajante entregar las facturas para su reembolso, no se reembolsarán gastos sin factura y/o recibo en el tiempo definido por esta política.

• No se reembolsará ningún...