Primera fase
Primera Fase: Elaboración de Documentos
Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:
· Evitar la producción de documentos no esenciales· Disminuir el volumen de los documentos
· Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios
· Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y deautomatización .
Segunda Fase: Utilización y conservación de documentos
Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y almacenamiento, se caracteriza por:· Disponibilidad de la información y de los documentos necesarios
· Utilización a bajo costo de la información y de los documentos
· Selección de material auxiliar,equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.
Tercera Fase: La Eliminación de documentos
Solo después del proceso deevaluación, se puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades:
· Identificación y descripción de los documentos por series
· Clasificación de estas series con miras a su conservación o eliminación
· Determinación de los documentos que sejustifica conservar en los archivos
· Eliminación periódica de los documentos no permanentes
· Transferencia de documentos permanentes a los archivos nacionales o a losque hagan sus veces .
El código de ética profesional del Consejo Internacional de Archivos, punto 5, establece: "los archiveros tienen que garantizar un adecuado tratamiento de los documentos a lolargo de su ciclo de vida y colaborar con los productores de los mismos en la solución de los problemas que plantean los nuevos apoyos y las nuevas prácticas de gestión de la información...
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