Principios de la administración del tiempo

OBJETIVO

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

1. IGUAL DISTRIBUCIÓN.- Nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todos disponemos de todo el existente. Esta es la gran “paradoja del tiempo”. Es el único recurso que se distribuye a todos por igual.
2. PERCEPCIÓN NO OBJETIVA.- El tiempo del gerente raramente se gasta como él cree que lo hace. La mente engaña a su dueño y le hace creer quelo está empleando como debe ser y no como en realidad lo hace.
3. ANTICIPACIÓN.- La acción anticipatoria es, generalmente, más efectiva que la acción curativa. Prevenga los posibles riesgos y tómelos en cuenta con medidas preventivas para su planeación.
4. PLANEACIÓN.- La mayoría de los problemas surgen cuando se emprenden acciones sin haberlas mediado antes. Cada hora que se use en unaplaneación efectiva, ahorra de tres a cuatro en la ejecución y ocasiona el logro de mejores resultados. Si fallamos en la planeación, estamos planeando para fallar.
5. PLANEACIÓN DIARIA.- Para la utilización efectiva del propio tiempo, esencial una planeación diaria, escrita la noche anterior o al empezar el día, anotando la lista de lo que nos proponemos hacer ese día.
6. OBJETIVOS.- Generalmente selogran resultados más efectivos cuando se persiguen a sabiendas objetivos ya planeados y no cuando esto se hace al azar.
7. PRIORIDAD.- Se debe presupuestar o distribuir el tiempo disponible en una secuencia ordenada de prioridades. De no ser así los gerentes tienden a gastar el tiempo de manera proporcionalmente inversa a la importancia de sus tareas.
8. FECHAS LÍMITES.- La autoimposición defechas límites y el ejercicio de la autodisciplina para adherirse a ellas, ayuda a los gerentes a vencer la indecisión, el titubeo y la postergación.
9. CONCENTRACIÓN.- En la mayoría de las áreas del empeño humano organizado, unos pocos esfuerzos decisivos (alrededor de un 20%) producen por lo general el mayor volumen de los resultados
10. EFICACIA VS EFICIENCIA.- El esfuerzo por eficiente quesea, tiende a ser ineficaz si se aplica a las tareas que no son en el momento que no es, o sin las consecuencias de resultados que se pretenden. Eficacia significa hacer bien el trabajo que debe hacerse. Las acciones eficaces producen los resultados máximos con el mínimo gasto de recursos (incluyendo el tiempo)
11. ACTIVIDAD VS RESULTADO.- Los gerentes tienden a perder de vista los objetivos o losresultados que se pretenden y a concentrar sus esfuerzos en la actividad. Su objetivo pasa gradualmente a ser: estar ocupados. Tienden a estar orientados hacia las actividades en vez de estarlo hacia los resultados. En vez de llevar sus asuntos, tienden a ser llevados para ellos. Confunden el movimiento con el logro, la actividad con lo resultados.
12. ESTIMACIONES DE TIEMPO NO ACORDES CON LAREALIDAD.- Los gerentes tienden a estimar de manera optimista el tiempo que les llevará realizar una determinada tarea. Tienden también a considerar que otros pueden realizar sus tareas en menos tiempo del probable. Por esto la segunda Ley de Murphy dice: “Todo lo que hay que hacer lleva más tiempo del que usted cree”. Así pues, los gerentes tienden a suponer en ellos y en otros, tiempos derealización no acordes con la realidad.
13. PROBABILIDAD DE OCURRENCIA.- La probabilidad de que ocurra un evento aumenta directamente con la aplicación sistemática del esfuerzo hacia su realización.
14. TIRANÍA DE LA URGENCIA.- Los gerentes viven en constante tensión entre lo urgente y lo importante. Las tareas urgentes exigen acción inmediata y sacan lo importante de nuestra conciencia. Son puestiranizados por lo urgente y responden inconscientemente a las continuas presiones del momento, descuidando las consecuencias a largo plazo de tareas más importantes, pero menos urgentes, que se dejan por hacer.
15. MANEJO DE CRISIS/RESPUESTA EXCESIVA.- Los gerentes tienden a sobrestimar los problemas como si fuesen crisis. Esta tendencia apagafuego y hacia el manejo de crisis provoca una ansiedad...