Procedimiento almacen e inventario

• Establecer el procedimiento para la elaboración, envío, y cambios de facturas.
• Fijar los parámetros con respecto a la radicación y envío de las facturas, Notas Débito y Notas Crédito a las empresas y a las sucursales para su debido trámite.
• Cumplir semanalmente por parte de las áreas involucradas y las sucursales con el arqueo semanal de las facturas que tengan bajo custodia.• Dar el debido y oportuno cumplimiento a los procedimientos establecidos en este manual con el fin de llevar un control adecuado y eficaz en las diferentes áreas involucradas.
• Definir los criterios para ejecutar las actividades correspondientes al área de cartera en VIA REPUBLICA.

ALCANCE: A las facturas generadas para todos los clientes que reciben servicios de VIAREPUBLICA.|ETAPA |DESCRIPCION |RESPONSABLE |
|Áreas Involucradas en |I. Procedimientos Generales: |Nominas, Tesorería y |
|el control de facturas |Nomina, Tesorería, Cartera, Correspondencia y las Sucursales como una cadena de|Cartera|
| |control de nuestras facturas. Diariamente se debe ingresar al módulo de | |
| |“Control de Facturas” para revisar el proceso en que se encuentra determinada | |
| |factura. Cada paso de este proceso queda evidenciado en el sistema, indicando ||
| |la fecha, el responsable y tiempos de radicación. | |
| |Cuando se lleven las facturas al cliente para su radicación, se debe verificar| |
| |que a la copia del consecutivo, le coloquen el sello de recibido, ||
| |identificación o firma de quien recibe, fecha y hora de recibo (Art. 2. LEY| |
| |1231 de Julio 17 de 2008). El jefe de correspondencia no recibirá facturas que | |
| |no cumplan con este requisito. ||
| |Las personas de servicio al cliente y los mensajeros tienen dios (2) días | |
| |hábiles para regresar al área de correspondencia las copias de las facturas | |
| |debidamente radicadas en las empresas, es decir, colocándole a las copiasla | |
| |fecha de entrega, sello y nombre de quien la recibió | |
| |Las Sucursales tienen 5 días calendario para regresar las facturas al área de | |
| |Correspondencia debidamente radicadas en las empresas clientes ydescargándolas| |
| |en el Modulo de Control de Facturas. Deben cerciorase de que las facturas | |
| |radicadas cumplan con lo establecido en el ítem b. | |
|Clases de Facturación |Existen dos (2) clases de facturación: La automática, lacual es generada en el|Nominas, Jefe de de |
| |sistema por los diferentes procesos que realiza el área de nóminas. La manual, |Facturación |
| |la cual es generada por el Jefe de Facturación quien realiza facturas manuales | |
| |cumpliendo con otros requisitos especiales y...