Procedimiento Control De Registros

Análisis y diseño de procedimientos
A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción clara y sistemática de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa En talvirtud se presentan las etapas necesarias para desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los procedimientos.
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisión posible los siguientes aspectos:
1.-Delimitación del proceso
¿Cuál es el procesoque se va a analizar?
¿Dónde se inicia?
¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.
2.- Recolección de la Información
Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados,permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los empleados quienes pueden aportar información adicional para el análisis, diseño e implantación de procedimientos; y las áreas de trabajo que sirven para tener la visiónreal de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
a) Investigación documental.
b) Entrevista directa.
c) Observación de campo.

a) Investigación Documental:
Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los procesos; paraello, se estudian documentos tales como, registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.
Es importante además, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el proceso que se está estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, así como seguir el flujo de las mismas, determinando siempredónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen.
b) Entrevista Directa:
Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio permite adquirir información más completa, puesto que el entrevistador, al tener una relación directa con el entrevistado puede, además de recibir respuestas, percibiractitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los lineamientos siguientes:
• Tener claro el objetivo de la misma.
• Concertar previamente la cita.
• Verificar la información a través de otras fuentes.
• Aclarar todas las dudas que existan.
• Saber escuchar.
• No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.
c) Observación de Campo:
Consisteen acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procesos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificar la información recabada en las entrevistas.
La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisión losproblemas, así como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas.
Independientemente de la técnica utilizada para la recolección de la información, es necesario seguir todo el proceso; desde el principio, hasta el final, a través de todos los órganos o personas que en él intervienen.
3.- Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento
Constituye una de las partes más importantes...