Procedimiento de compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
GENERALIDADES: Al tratar de procedimientos de compras nos referimos a los diferentes u operaciones que hay que realizar para efectuar una adquisición.
La labor de compras requiere un variado número de actividades que obliga al comprador a contemplar diferentes aspectos como son:
Trato con diferentes personas y dependencias
Recepción derequisiciones por diferentes artículos, muchas veces en gran cantidad y variedad. Búsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con ellas, para conseguir buenos precios
Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y procedimientos.
TRAMITE EN LAS COMPRAS: Determinar un procedimiento nos obliga a establecer un trámite que sea fácil de seguiry cuyas operaciones al ser conocidas por todos los de la entidad den rapidez al sistema que se adopte.
Las operaciones que se realizan en toda entidad son:
Definir la necesidad y hacerla conocer a compras
Determinar qué y cuánto hay que comprar
Estudiar las condiciones del mercado en función de la compra a realizar
Escoger las fuentes de aprovisionamiento enlas que pueden adquirirse los materiales solicitados
Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor
Confeccionar y remitir el pedido u orden de compra
Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el cumplimiento oportuno (seguimiento)
Recepción, inspección y entrega
Visación de facturas
10.Informar sobre su funcionamiento
ESTUDIODE LAS OPERACIONES PARA COMPRAR: {text:list-item} {text:list-item} Originada en cualquier dependencia: la solicitud preparada en la dependencia debe ser enviada al almacén donde se indicará si los artículos solicitados existen en el almacén y la cantidad que haya, además deberá indicarse el consumo pasado y presente. Con estos datos de remite lasolicitud a compras, donde se establecerá: Necesidad de las adquisiciones
Si la cantidad es o no correcta
Qué proveedores pueden sumistrarla
Condición en que solicitan los artículos, etc.
Originadas en el Almacén: cuando se trata des mantenimiento de las existencias, es el almacén quien origina la adquisición mediante la requisición correspondiente,llenando todos los datos sobre los artículos que solicita.
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Solicitud de cotización: si la compra procede, dará origen a la solicitud de cotización. Esta solicitud es el documento mediante el cual se establece contacto entre compras y los proveedores para determinar los mejores precios de adquisición, el mejor tiempo de entrega de los artículossolicitados, la forma en el que efectuará la entrega, etc., y sobre todo cual de los proveedores, es el que más conviene. Selección del proveedor: este aspecto es responsabilidad exclusiva de compras, quien en base a su registro de proveedores encontrará los datos necesarios sobre artículos que proveen, cumplimiento en la atención de los pedidos, servicios queprestan, comportamiento en relación con los precios, calidad, entrega, etc. Distribución de la requisición y de la solicitud de cotización: el número de copias de cada uno de estos formularios depende de la distribución que se les dé, y para ellos hay que tener en cuenta a quienes les interesa. {text:list-item} {text:list-item} {text:list-item}{text:list-item} Q = 2AO
CI
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REGISTROS E INFORMES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:
{text:list-item} {text:list-item} {text:list-item} Mercancías materia del contrato
Proveedor
Número de pedido
Cantidad total contratada
Plazos del contrato
Precios
Unidad
Condiciones...