Procedimiento de control de docuemntos

PROCEDIMIENTO
DE CONTROL
DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS

|Elaborado por: |Revisado por: |Aprobado por: |
|  |  |  |
|David Vásquez Ferrufino |Nelcy FerrufinoTerceros |Reynaldo Vásquez Canqui |
|Fecha: |Fecha: |Fecha: |
|Representante de la Dirección |Representante del Comité |Gerente General |
| |de Calidad| |

1. INTRODUCCIÓN
En este procedimiento se define la documentación necesaria, incluyendo los registros pertinentes, para establecer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad (en adelante SGC).

2. OBJETO
Definir la sistemática para el control, aprobación y actualización, cuando sea necesario,de los documentos del SGC y de los registros, que proporcionen la evidencia de la conformidad con los requisitos y de la eficacia de dicho sistema. Según F01/PG06 Política del Procedimiento de Control de Documentos y Registros.

3. ALCANCE
Afecta a los siguientes documentos:
• Documentos, emitidos por VASFER Despachos Aduaneros para cubrir las exigencias y necesidades del SGC
•Manual de Calidad
• Procedimientos de Gestión
• Procedimientos Operativos
• Documentación Comercial
• Documentos de Origen Externo
• Datos del Sistema
• Registros de Calidad

4. RESPONSABILIDADES
1. Gerente General de VASFER Despachos Aduaneros :
Aprobar los documentos del SGC emitidos

2. Comité de Calidad:
Realizar las revisiones de los documentos

3.Representante de la Dirección:
• Revisar los documentos del SGC emitidos.
• Archivar los originales aprobados y efectuar la difusión de los mismos entre el personal de VASFER Despachos Aduaneros
• Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los Sistemas de información y que son accesibles.
• Mantener actualizada lalista de documentos y registros
• Mantener el archivo histórico de los documentos obsoletos del Sistema.
• Solicitar cuando considere necesario o a raíz de: auditorias, análisis, o problemas presentados, modificaciones a los documentos.
• Mantener el archivo general del SGC (actas del Comité de Calidad, revisiones por la Dirección, seguimiento y evaluación de los objetivos,informes de auditorias, etc.).

4. Dueños de los procesos
• Controlar los documentos de origen externos de su ámbito, (circulares, leyes, normas, reglamentos, especificaciones, catálogos etc.)
• Controlar la correcta aplicación de los procedimientos.
• Mantenerse actualizado de las nuevas versiones de procedimientos.
• Solicitar cuando sea conveniente, y a raíz de unanálisis, modificaciones a los documentos.

5. GENERALIDADES
1. Distribución :
Todos los documentos correspondientes al SGC se encuentran disponibles en el Sistema Informático de VASFER Despachos Aduaneros, en la siguiente dirección: http://GESTIONCALIDADVASFER.asp y son de acceso para todo el personal, previa entrega de “código de acceso” individual.

2. Nota:Independientemente de los recursos tecnológicos de VASFER Despachos Aduaneros y la facilidad de acceso a los mismos, se tendrá la documentación del SGC en un lugar físico definido para tal efecto y con acceso a todo el personal, siendo responsabilidad del Representante de la Dirección controlar las actualizaciones, resguardo y mantenimiento respectivo.

6. DEFINICIONES
1. Documento
Información y su...