Procedimiento De Facturación

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

1. OBJETIVO

Elaborar y enviar las facturas a los clientes, garantizando la oportunidad y eficiencia teniendo en cuenta las condiciones de negociación y operación, el servicio prestado y la satisfacción del cliente.

2. ALCANCE/ POLITICAS

Este procedimiento aplica para todas las operaciones y/o servicios que brinde la organización por cualquiera de susempresas.

Las políticas a tener en cuenta son:

AGENCIA DE ADUANAS MERCO (AAM) Se facturará cada DO de acuerdo a las condiciones de negociación y operación
MERCO CARGO S.A. (MC)
SERVITRANSA S.A. (ST) Se facturará por remesas
MONTACARGAS ANDINOS S.A. (MA) Se facturará por liquidación de ordenes de servicio

Se envían 2 copias de la factura original como mínimo con los adjuntos aplicables deacuerdo con lo siguiente:



SERVICIO DOCUMENTOS ADJUNTOS A LA FACTURA
Intermediación Aduanera Fotocopia de todos los documentos aduaneros, sus soportes, originales de las facturas de terceros de acuerdo a las condiciones de negociación y operación.
Movilización de Carga Relación de horas trabajadas o toneladas movilizadas, si es requerido por el cliente.
Transporte Terrestre de CargaRemesas cumplidas con sus soportes.
Embarcador Internacional Fotocopia de todos los documentos aduaneros, sus soportes y los originales de las facturas de terceros de acuerdo a las condiciones de negociación y operación.
Nota: Los requisitos adicionales de la facturación para cada cliente deben consignarse en las condiciones de negociación y operación

3. DEFINICIONES.

DO (documentooperativo): número de orden interno con el que se identifica la operación.
RMT (REMESA TERRESTRE DE CARGA (RMT): Documento que tiene la descripción de la carga, destinatario y remitente, es firmada por el Jefe Operativo y por el cliente cuando recibe la mercancía; es el documento valido para facturar.
CNO: Condiciones de Negociación Operativa
IMPORTACIÓN: Es la introducción de mercancías deprocedencia extranjera al territorio aduanero nacional. También se considera importación la introducción de mercancías procedentes de Zona Franca Industrial de Bienes y Servicios, al resto del territorio aduanero nacional en los términos previstos en el Decreto 2685 / 99

4. PROCEDIMIENTO
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1 Verificar CNO recibidas Una vez recibida las CNO de parte del ProcesoComercial, se procede a verificar :
Tarifas
Información General Asistente de Facturación

Auxiliar Administrativa (Para otras ciudades del país) CNO
2 Cierre de operación
(Aplica solo para AAM y MC) Una vez terminada la operación, se organiza la carpeta DO con todos sus soportes, se verifica con lista de chequeo de facturación que todos los documentos estén completos y se entrega a laauxiliar administrativa con juego de fotocopias de los documentos según CNO. Ejecutivo de cuenta Lista de chequeo de facturación
3 Verificación de documentos AAM
Se imprime movimiento contable del DO para confrontar los documentos físicos vs. Lista de chequeos. Si en la revisión se detecta que faltan soportes o hay inconsistencias, se devuelve la carpeta al Ejecutivo de Cuenta para subsanar lasmismas., anotando la observación en la lista de chequeo.
Nota: el tiempo de facturación es máximo 3 días hábiles a partir del despacho de la carga, por tal motivo la solución de inconsistencias debe considerarse URGENTE Asistente de Facturación

Auxiliar Administrativa (Para otras ciudades del país) AAM
Lista de chequeo de facturación
ST
Se imprime listado “Remesas pendientes porfacturar”, en el cual se verifica cumplimiento de planillas y remesas. Adicionalmente se verifican las tarifas según las CNO, las cuales deben coincidir con las remesas y las rutas establecidas en el plan de viaje. N/A
MA
Se recibe relación de horas operativas o toneladas movilizadas revisando CNO.
MC
Se recibe cuadro de costos autorizados por la Gerencia Operativa de MC adjuntando soportes...