Procedimientos de facturacion

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACION

1. OBJETO

Establecer las instrucciones para facturar los productos y servicios, de tal manera que cumplan con los requisitos del cliente y las polìticas administrativas y financieras de la compañìa

2. ALCANCE

Este procedimiento define las instrucciones para Facturación de los productos y servicios a los clientes, teniendo en cuenta lasdiferentes formas de pago y el manejo de documentos involucrados.

La aplicación del presente procedimiento entrara en vigencia al día siguiente de su aceptación, aprobación y comunicación de la gerencia corporativa.

3. RESPONSABLES

Las personas que intervienen en el proceso de facturaciòn deben desarrollar las funciones asignadas a su cargo, de forma coordinada, eficiente y supervisada, para teneruna buena productividad, que serà validado en los indicadores de gestiòn

Los responsables de gestión son los siguientes :

3.1 Encargado de Facturación, funciones principales :

- Dar cumplimiento a todos las instrucciones establecidas en el manual de funciones y procedimientos de Facturaciòn

- Efectuar los análisis completos de los reportes de control y validación de la base de datosde facturación del SAP y del cliente.

- Recepciòn de Guìas de despacho y devoluciòn

- Validación de que las Guìas de despacho y devoluciòn no tienen diferencia de precio.

- Identificar que Guìas de despacho ò devoluciòn estàn pendiente de entrega por el àrea de control documentario.

- Entregar al auxiliar de facturación, las guias de despacho y devoluciòn que no tienen diferencias deprecios, para que realice la emisiòn de la factura y nota de credito correspondiente.

- Entregar al auxiliar de facturación, el sustento y la autorizaciòn para la emisiòn de documentos solicitados por Tiendas Propias, Ventas institucionales, Servicio Tècnico y ventas al Personal.

- Elaborar los indicadores de gestiòn, de forma diaria y presentarlos al Jefe de Tesorerìa :

• Nùmero dedocumentos emitidos
• Nùmero de documentos anulados
• Importe de documentos emitidos

- Informar al Jefe de Tesorerìa, todas las incidencias ò problemas identificados en el desarrollo de las actividades diarias y la gestiòn realizada para resolverlos de forma inmediata.

- Solicitar su atención al Jefe de Tesorerìa , para solucionar temas mas complejos, que requieren una coordinaciòncon otras Jefaturas, y que involucran una modificaciòn en el procedimiento de facturaciòn.

3.2. Auxiliar de facturaciòn :

- Dar cumplimiento a todos las instrucciones establecidas en el manual de funciones y procedimientos de Facturaciòn

- Facturar las guìas de despacho que no tienen diferencia de precios, previa validación del encargado de facturaciòn.

- Emitir Notas de Crèdito porguìas de devoluciòn que no tienen diferencia de precios, previa validación del encargado de facturaciòn.

- Generar el reporte de Facturas emitidas con diferencia de precio, para confirmar que las facturas se emitieron con los precios correctos.

- Elaborar el reporte de cargos de entrega de documentos.

- Desglosar las copias de las facturas y entregar a las àreas involucradas.

- Archivo dedocumentos emitidos, de forma diaria.

- Informar al encargado de facturaciòn, todas las incidencias ò problemas identificados en el desarrollo de las actividades diarias, y la gestión realizada para resolverlos de forma inmediata.

3.3. Control documentario :

- Entrega de guìas de despacho y devoluciòn de forma diaria.

- El reporte de Cargo de entrega de documentos, será presentado deforma impresa y en hoja de càlculo excell, enviado vìa e-mail, de forma diaria.

- No debe existir documentos pendientes de entrega, para que no se genere retrazos en el proceso de facturaciòn.

d) Jefe de Tesorerìa

- Supervisar que el personal de facturaciòn cumpla con las instrucciones establecidas en el manual de funciones y procedimientos.

- Tener conocimiento de todas las...
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