Procedimiento elaboracion y control de la documentacion

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Procedimientos de Gestión
XX-SG-P-1 Elaboración y Control de la documentación Vigente desde: 27 Enero, 2011
Creado por: Representante de la Dirección

Fecha: 25 Enero, 2011
Aprobado por: Gerencia General

Fecha: 26 Enero, 2011 N° de copia:

1. Documentación Relacionada:

Nivel Documentación Código Documentos Relacionados
Norma ISO 9001: 4.2 Requisitos de la Documentación
Manualde Gestión: XX-SG-M-1 Sistema de Gestión
Este Procedimiento
Instrucciones de trabajo: N/A N/A
Registros: XX-SG-F-1.0.1 Plantilla Plan de Calidad del Proceso
XX-SG-F-1.0.2 Plantilla sección del manual
XX-SG-F-1.0.3 Plantilla Procedimientos
XX-SG-F-1.0.4 PlantillaInstrucciones de Trabajo
XX-SG-F-1.0.5 Lista de Distribución de Documentos
XX-SG-F-1.0.6 Estado de versión de la documentación
XX-SG-F-1.0.7 Indice de Cambios
XX-SG-F-1.0.8 Lista de Retiro de Documentos
Documentación externa: N/A N/A
Doc. del SG relacionada:2.Propósito: Este procedimiento tiene el objetivo de definir, estandarizar y controlar los documentos emitidos en el proceso de Aseguramiento de la calidad de XX, incluyendo su formato y codificación.

3.Alcance de este procedimiento:
3.1 Responsables del procedimiento: Para Elaboración y Modificación: El Gerente o Jefe del área que elabora el documento. Para Control y Distribución de laDocumentación: El encargado del Centro de Control de la Documentación apoyado por las áreas que elaboran o modifican la documentación.
3.2 Se aplica: por todas las personas que requieran:
i. Elaborar un documento nuevo del sistema de gestión,
ii. Modificar un documento existente.
iii. Distribuir su documentación
3.3 Límites: Desde que surge la necesidad de crear, modificar y distribuir undocumento del Sistema de Gestión hasta su eliminación.

4.Procedimiento:
Elaboración de Documentación

4.1 Si se requiere elaborar un documento, el Gerente o Director del área correspondiente define él o las personas que serán responsables de la elaboración del mismo.
4.2 El o los redactores a través de una “tormenta de ideas” anotan los elementos que podrían ser parte del documento yluego los seleccionan y los ordenan. En el caso de que sea un Procedimiento con estos elementos elaboran un diagrama de flujo. Si es un procedimiento de realización, primero se llena el formulario XX-SG-F-1.0.1 Plan de Calidad del Proceso.
4.3 Se toma la plantilla correspondiente al documento en cuestión XX-SG-F-1.0.2 Plantilla Sección del Manual o XX-SG-F-1.0.3 Plantilla Procedimientos oXX-SG-F-1.0.4 Plantilla Instrucción de Trabajo y se redacta el documento. La plantilla da directrices para que se prepare el documento. De preferencia todos los documentos deberán ser emitidos en hojas tamaño carta (8.5” x 11”) y en tipo de letra Calibri 11.
4.4 Se le asigna código al documento de acuerdo a:

XX- YY- Z-P. I. R

XX: Siglas de la empresa
YY: Sección del Manual de Calidadrelacionada
• SG Sistema de Gestión
• GG Gerencia General
• PR Producción
• IL Ingeniería y Logística
• AD Administración
• AC Acopio
• CO Comercialización
Z: Tipo de documento:
• M =si es el Manual de Gestión
• P =si es un Procedimiento
• I =si es una Instrucción de Trabajo
• F =si es un Formulario
P: N° consecutivo de los P de esa sección del Manual
I: N°consecutivo de las I de ese procedimiento
F: N° consecutivo de los F del último documento señalado

4.5 El documento se somete a aprobación según lo definido en la clausula de la Norma 4.2 “Requisitos de la documentación”:
4.5.1 Si el documento no es aprobado, reiniciar en el paso 4.2.
4.5.2 Si el documento es aprobado, continuar con el siguiente paso
4.6 El “creador del documento” define...
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