Procedimiento para la toma de inventarios

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PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS

1.- La persona del almacén debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepción a ciega).

2.- Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas.3.- Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.

4.- Los kardex de Inventario del área contable deben estar al día.

5.- El almacén tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los kardex de Inventario,localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.

6.- Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventarios no estén integrados, se ejecutará el Cuadre Diario en Valores por el Área de Contabilidad.

7.- El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar uordenar la entrega de productos.

8.- Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos periódicos del 10% de los productos almacenados, sistemática y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemáticas, realizarse un inventario general anual.

9.- El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de losbienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad.

10.- Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarán los expedientes correspondientes y se contabilizarán inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.

11.- Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenestienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de éstas.

12.- Es preciso controlar a través de Tarjetas de los kardex de Inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como los productos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.

13.- En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventasde productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.

14.- Debe existir un control eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos verificarse sistemáticamente; elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y aplicándose laresponsabilidad material.

15.- El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los kardex de Control de Inventarios.

16.- El área Contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos recibidos.

17.- Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación.

PROCEDIMIENTOS

La labor deinventario es tan importante como otras desarrolladas por la Administración debido a los recursos económicos que se han invertido y que son cuantificados, para que en caso de pérdida por obsolescencia o sustracción se pueda determinar el daño cometido a la Administración.

Por lo tanto, es importante mencionar que la realización de inventarios contempla 3 etapas, a saber:

a. Etapa de preinventario: consiste en la planeación de las actividades; en éste no solo se identifican los objetivos que se persiguen, sino también todos aquellos procedimientos requeridos para lograrlos. Por lo tanto, es de vital importancia que antes de ejecutar una labor tan importante como lo es la toma física del inventario de los bienes que se almacenan en la bodega, se señale todos aquellos aspectos...
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