PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA F SICA DEL INVENTARIO

1. OBJETIVO
Determinar la existencia física de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren almacenados en los diferentes Almacenes o depósitos. Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario.
2. ALCANCE
La presente norma alcanza a losDpto. de Contabilidad y Logística.
3. RESPONSABLES
Personal de MECANOMEGA Ltda., que:
4. DEFINICIONES Y TERMINOS

4.1. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

4.2. FORMATO: Documento en el cual se registran los resultados de una actividad.
4.3. INVENTARIO: El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona enun momento determinado.
Es detallada, pues se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.
Es ordenada al agrupar los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.
4.4. INVENTARIO AL BARRER: Modalidad queconsiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almacén efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin excepción.
4.5. PROCEDIMIENTO: Describe la forma de llevar a cabo los diferentes procesos.
4.6. PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementosde entrada en resultados.
4.7. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

5. CONTENIDO O DESARROLLO

5.1. PROGRAMACIÓN DEL INVENTARIO

La gerencia General dispondrá los recursos y el tiempo necesario para realizar el Inventario General, que de preferencia deberá ejecutarse en la segunda quincena del mes de diciembre de cada año.5.2. PREPARACION DEL INVENTARIO – PRE-INVENTARIO
Documentos:
Entradas y salidas de almacén, facturas, recibos de caja, kárdex de productos, esta labor que debe ser adelantada por el área contable o por la persona delegada por la administración del inventario, es un procedimiento necesario para una adecuada confrontación de los registros contables con la toma física.

Se debe preparar los listados deexistencias a la fecha de corte que figuren en libros, tanto contables como de control de inventarios, los cuales deben coincidir adecuadamente.

Asegurarse que se encuentren registrados en libros todas las operaciones que afectan directa indirectamente el inventario.

5.3. RECURSO HUMANO

Se deben designar las personas que van a participar en el proceso de inventario, dentro de los cuales debeparticipar como mínimo un funcionario del departamento de contabilidad, uno de la gerencia de producción y uno del área administrativa a cargo del control y custodia de los bienes del ente económico, entre otros (personal de conteo, anotadores, coordinadores, jefe de inventario, etc.).
Esta designación en lo posible debe hacerse en forma escrita, donde se mencione responsabilidad y actividades enel inventario para cada integrante de los grupos, hora de comienzo, hora aproximada de terminación, etc.
Impartir las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a participar en el inventario con el fin de que estén debidamente preparadas para que el proceso cumpla con los objetivos perseguidos en este proceso. Para ello pueden realizarse reuniones previas al inventario, entregándoselas instrucciones en forma escrita correspondientes.

Es importante divulgar e instruir al personal de la forma como se va a proceder para la toma física de inventario. O se debe designar el personal que asume la responsabilidad y supervisión de la toma física.

Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de inventario, de tal manera que no haya conflicto en el...