Procedimiento recepcion facturas

Objectivo e âmbito:
Este procedimento visa melhorar o controlo do fluxo de circulação das facturas nos serviços administrativos da Tecnicil Construções. Aplica-se a todas as facturas que dão entradana Tecnicil Construções e a todos os colaboradores e departamentos que têm responsabilidades de conferência de facturas.
Com a implementação deste procedimento pretende-se que todos oscolaboradores possam compreender o fluxo deste a entrada da factura até o seu lançamento no PHC e a respectiva liquidação.
Intervenientes e responsabilidades:
1. Recepcionista – Pessoa que recepciona afactura.
2. Quem confere a factura – Cada responsável de departamental a que a factura diz respeito: Direcção de Obra, Direcção de Produção, Departamento de Compras, Departamento Administrativo,Departamento de Equipamento, Departamento de QSSHT.
3. Quem Lança a Factura no PHC.
4. Quem autoriza os pagamentos – Direcção de Produção/Obra, Gestionário e Direcção Financeira.
Documentos ePastas implícitas no Procedimento:
Os documentos que fazem parte deste procedimento são:
* As facturas, as notas de encomenda, guias de remessa.
* Ficha de Recepção de Factura.
* Ficheirodo Excel pelo qual o Recepcionista faz o registo de facturas (Folha de Controlo de Recepção de factura).
* Pasta de Entrada de Facturas.
* Software de gestão PHC.
Carimbos Necessários:
Todasas facturas devem ter o carimbo de registo de entrada e carimbo de conferência. O carimbo de registo de entrada contém:
* Data de entrada.
* Número Sequencial de Registo de Entrada.
*Assinatura do Recepcionista.
O carimbo de Conferência contém:
* Assinaturas de quem confere a factura.
* Data de conferência.
As facturas devem ter também o carimbo com a inscrição “original”para que seja possível diferenciar as facturas podendo em muitos casos evitar a duplicação de lançamentos no PHC.
Recepção de Facturas:
As Facturas devem ser recepcionadas unicamente pelo...