Procedimiento y flujo de información

Procedimientos y flujo de información
1. Introducción
El área de administración de materiales requiere de una gran diversidad de procedimientos estandarizados de operación que habrán de utilizarse en las tareas diarias normales. Cinco razones fundamentales para desarrollar un buen sistema son las siguientes: por una parte la gran cantidad de artículos y el gran valor monetario de ello y, porotra parte, la necesidad de mantener un control adecuado, las graves consecuencias derivadas de operaciones no satisfactorias que redundan en resultados desfavorables, así como la contribución potencial de esta función para lograr efectividad en las operaciones corporativas. El proceso de adquisición se halla estrechamente ligado a las demás funciones comprendidas dentro de la organización, asícomo al medio ambiente externo, creando la necesidad de sistemas de información totales. La introducción del procesamiento electrónico de datos tuvo un gran impacto sobre el proceso de adquisición y su administración. Se requiere de una gran destreza para garantizar una continua efectividad.
Los pasos que comprenden el sistema de compras
Los pasos esenciales de un procedimiento de compras son lossiguientes:
1. Determinación de la existencia de una necesidad.
2. El precisar el tipo de artículo que se necesita, así como la cantidad que se debe pedir.
3. Selección de las posibles fuentes de abastecimiento.
4. Análisis de las alternativas y colocación del pedido.
5. Seguimiento de la orden.
6. Recepción e inspección de los artículos.
7. Revisión de la factura y pago al proveedor.
8. Elllevar registros apropiados.
2. Determinación de la existencia de una necesidad
Toda compra habrá de tener su origen al reconocerse la existencia definitiva de una necesidad por alguien dentro de la organización. La personaresponsable de alguna actividad en particular deberá saber cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad: qué se necesita, cuánto se necesita y cuándo se tendrá talnecesidad. Esto habrá de conducir a una requisición al departamento de almacén. Ocasionalmente, estas demandas se podrán satisfacer transfiriendo material sobrante de otros departamentos. Tarde o temprano, por supuesto, surgirá la necesidad de efectuar la compra de materiales nuevos. Algunas requisiciones de compra se originarán de los departamentos productivos o usuarios. Las solicitudes decompra de equipo deoficina podrán surgir del gerente de oficina o del contralor de la compañía. Incluso algunas solicitudes podrán provenir de los departamentos de ventaso de publicidad, o bien, de los laboratorios de investigación. Frecuentemente, formas especiales habrán de indicar el origen de las requisiciones; cuando esto no sucede se podrá utilizar números de codificación que identifiquen a losdepartamentos.
Por supuesto, también habrá de ser responsabilidad del departamento de compras el poder anticipar las necesidades de los departamentos usuarios. Se considera parte del equipo del gerente de compras no sólo el exigir que las demandas de los demás departamentos sean lo más estándar posible en cuanto a su naturaleza, y que se pase de órdenes especiales o extraordinarias, sino además,que tales demandas sean previstas con la debida anticipación para evitar un exceso número de pedidos "urgentes". Asimismo, puesto que el departamento de compras está enterado de las tendencias en los precios y de las condiciones generales del mercado, podrá considerarse indispensable el que se coloquen pedidos por anticipado a las necesidades con el fin de protegerse en contra de la escasez demateriales o alza de precios. Esto significa que el departamento de compras deberá abastecerse de todos los materiales estandarizados que utilizan los departamentos usuarios, tomando en consideración un tiempo de espera razonable y una toleranciapara contingencias.
3. Ordenes de emergencia y urgentes
Con frecuencia se habrán de recibir un gran número de requisiciones que indiquen ser "urgentes"....